Firmenwagen Fahrtenbuch

Im Arbeitsalltag das Fahrtenbuch für den Firmenwagen zu führen, nervt. Wird der Wagen aber auch für Privatfahrten genutzt, können Sie mit dem Fahrtenbuch 4-stellig Steuern sparen. In diesem Artikel erfahren Sie, was steuerlich anerkannt wird und wie das Fahrtenbuch gegenüber der 1%-Regel dasteht.

Warum brauche ich ein Fahrtenbuch oder 1%-Regel für einen Firmenwagen?

Wenn Sie einen Firmenwagen fahren und auch privat nutzen, entsteht daraus ein geldwerter Vorteil, den Sie versteuern müssen. Dafür gibt es in Deutschland zwei Methoden: die 1%-Regel und das Fahrtenbuch. Beide sind vom Gesetzgeber anerkannt.

Die 1%-Regel ist einfach: Sie versteuern monatlich pauschal 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als Privatanteil, unabhängig davon, wie viel Sie tatsächlich privat fahren. Dazu kommen pauschale Zuschläge für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Das Fahrtenbuch ist aufwendiger: Dafür ist es aber in vielen Fällen steuerlich günstiger. Voraussetzung ist allerdings eine lückenlose, nachvollziehbare Dokumentation jeder einzelnen Fahrt: beruflich wie privat. Nur so lässt sich der tatsächliche private Nutzungsanteil korrekt ermitteln und genau darauf basiert dann die Besteuerung.

Steuervergleich: 1%-Regel vs. Fahrtenbuch für den Firmenwagen

Die 1%-Regel ist bequem: Kein Aufwand mit Aufzeichnungen, keine Diskussion mit dem Finanzamt. Doch gerade diese Einfachheit kann teuer werden, besonders, wenn Sie Ihren Firmenwagen nur selten privat nutzen oder ein Fahrzeug mit hohem Listenpreis fahren.

Beispiel: 1%-Regel vs. Fahrtenbuch bei Auto mit 55.000 € Listenpreis

Ein Außendienstmitarbeiter nutzt seinen Firmenwagen (Bruttolistenpreis: 55.000 €) fast ausschließlich beruflich. Im Jahr fährt er 40.000 Kilometer, davon 5.000 Kilometer privat. Das entspricht 12,5 % Privatanteil.

Versteuerung mit Fahrtenbuch:

• Tatsächlicher Anteil privater Nutzung: 12,5 %
• Gesamtkosten des Fahrzeugs (z. B. Leasingrate, Versicherung, Wartung, Steuer, Kraftstoff): 12 Monate × 850 € = 10.200 € pro Jahr
• Privater Anteil: 12,5 % von 10.200 € = 1.275 € zu versteuern

Versteuerung mit 1%-Regel:

• 1 % von 55.000 € = 550 € geldwerter Vorteil pro Monat
• Zusätzlich: 0,03 % für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (angenommen 20 km Entfernung
• → 0,03 % × 55.000 € × 20 km = 330 € monatlich
• Gesamt: 880 € × 12 Monate = 10.560 € pro Jahr, die als geldwerter Vorteil versteuert werden müssen

Steuerersparnis mit Fahrtenbuch:

• 1%-Regel: 10.560 € steuerpflichtiger geldwerter Vorteil
• Fahrtenbuch: 1.275 € steuerpflichtiger geldwerter Vorteil
• → Ersparnis: 9.285 € steuerlich relevanter Betrag

Fazit: Wer wenig privat fährt und den Aufwand nicht scheut, spart mit dem Fahrtenbuch im Einzelfall mehrere tausend Euro im Jahr.

Wann ist es besser, ein Fahrtenbuch für den Firmenwagen zu führen?

Bei einem Dienstwagen mit Fahrtenbuch fährt man steuerlich günstiger, wenn der Anteil privater Fahrten gering ist und/oder das Fahrzeug einen hohen Bruttolistenpreis hat. Bei Elektro- und Hybridfahrzeugen kommt es stark auf den privaten Anteil an.

• Geringer Privatanteil: Wenn Sie Ihren Firmenwagen überwiegend beruflich nutzen und der private Nutzungsanteil niedrig ist, kann das Fahrtenbuch schnell zu einer deutlich geringeren Steuerlast führen.
• Hoher Bruttolistenpreis: Die 1%-Regelung basiert auf dem Bruttolistenpreis des Fahrzeugs zum Zeitpunkt der Erstzulassung, unabhängig davon, ob es sich um ein neues oder gebrauchtes Fahrzeug handelt. Selbst bei gebrauchten Fahrzeugen wird der ursprüngliche Neupreis als Bemessungsgrundlage herangezogen, was zu einer höheren Steuer führen kann, wenn der tatsächliche Marktwert des Fahrzeugs deutlich niedriger ist.
• Elektro- und Plug-in-Hybridfahrzeuge: Für reine Elektrofahrzeuge mit einem Bruttolistenpreis bis 70.000 € gilt die 0,25%-Regelung. Liegt der Listenpreis darüber, beträgt der Steuersatz 0,5 %. Plug-in-Hybride profitieren ab 2025 nur dann von der 0,5%-Regelung, wenn sie eine rein elektrische Mindestreichweite von mindestens 80 km oder einen CO₂-Ausstoß von höchstens 50 g/km aufweisen. Erfüllen sie diese Kriterien nicht, wird der geldwerte Vorteil ebenfalls mit 1 % des Bruttolistenpreises versteuert.

Ab welchem Privatanteil lohnt sich das Fahrtenbuch nicht mehr?

Das ist im Grunde unrealistisch. Dafür müsste das Fahrzeug außergewöhnlich günstig und/oder der Privatanteil der Fahrten enorm hoch sein. Dieser ist aber auf 50 % limitiert, da das Auto sonst nicht mehr als Dienstwagen gilt.

In unserem oben gezeigten Rechenbeispiel wäre selbst bei 100 % privater Nutzung das Fahrtenbuch noch günstiger als die 1%-Regel. Der Grenzwert, ab dem sich die 1%-Regel lohnen würde, läge bei einem unrealistischen Privatanteil von über 103 %. Oder das Auto dürfte nur einen Bruchteil kosten.

Fahrtenbuch-Vorlage & Anleitung zum richtigen Führen des Fahrtenbuchs

Wenn Sie sich für das Fahrtenbuch entscheiden, müssen Sie jede einzelne Fahrt systematisch und fehlerfrei dokumentieren. Das Finanzamt stellt klare Anforderungen an Inhalt, Form und Sorgfalt. Halten Sie diese nicht ein, kann das Fahrtenbuch verworfen werden, mit der Folge, dass rückwirkend die 1%-Regel angewendet wird.

Eine Vorlage für das Fahrtenbuch mit allen Pflichtangaben können Sie hier herunterladen.

Pflichtangaben beim Fahrtenbuch

• Datum der Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
• Start- und Zieladresse
• Reisezweck bzw. Zielperson oder Firma (bei dienstlichen Fahrten)
• bei privaten Fahrten: Vermerk „privat“ (keine weiteren Details nötig)

Beispiele für Eintragung im Fahrtenbuch

Beispiel für eine dienstliche Fahrt:

Beispiel für eine private Fahrt:

Wie oft muss der Kilometerstand notiert werden?

Der Kilometerstand muss für jede Fahrt exakt dokumentiert werden, sowohl am Anfang als auch am Ende. Zusätzlich empfiehlt es sich, den Kilometerstand zum Monatsende separat zu erfassen, um eine bessere Kontrolle und Plausibilität der erfassten Werte zu gewährleisten.

Wie schreibt man kombinierte Fahrten (geschäftlich + privat) ins Fahrtenbuch?

Wenn eine Fahrt sowohl geschäftliche als auch private Zwecke hat, müssen die Anteile nachvollziehbar aufgeteilt werden. Beispiel:

Sie fahren zuerst zu einem Kunden (dienstlich), danach zum Supermarkt (privat).

In diesem Fall müssen zwei getrennte Abschnitte im Fahrtenbuch angelegt werden, jeweils mit korrektem Kilometerstand bei jedem Fahrtabschnitt.

Was gilt bei mehreren Fahrern oder Poolfahrzeugen?

Wenn ein Fahrzeug von mehreren Personen im Unternehmen genutzt wird, muss für das Finanzamt klar nachvollziehbar sein, wer wann gefahren ist. Das gilt unabhängig davon, ob das Fahrtenbuch analog oder digital geführt wird.

• Jeder Fahrer muss entweder ein eigenes Fahrtenbuch führen oder
• es muss ein gemeinsam geführtes Buch mit eindeutiger Fahrerzuordnung geben.
• Der Fahrer selbst muss klar ersichtlich sein.

Wichtig: Auch bei gemeinsamer Nutzung bleibt die Pflicht zur lückenlosen und plausiblen Dokumentation bestehen, sonst kann der geldwerte Vorteil pauschal berechnet werden.

Häufige Fehler beim Fahrtenbuch

• Lückenhafte oder nachträglich geänderte Einträge
• Ungenaue Angaben wie „Kundentermin“ ohne konkreten Ansprechpartner oder Firmennamen
• Keine Unterscheidung zwischen privat und geschäftlich
• Fahrten mit unplausibler Kilometerleistung
• Keine Übereinstimmung mit Tankbelegen, Werkstattrechnungen oder Kalendereinträgen

Das Finanzamt prüft Fahrtenbücher bei Betriebsprüfungen stichprobenartig und vergleicht dabei die Angaben mit Kalendern, Google Maps-Routen, Servicenachweisen und anderen Vergleichswerten.

Wie prüft und akzeptiert das Finanzamt ein Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch ist nur dann steuerlich anerkannt, wenn es den Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und zeitnahe Erfassung entspricht. In der Praxis sind diese Kriterien der Maßstab, an dem jedes Fahrtenbuch bei einer Betriebsprüfung gemessen wird

• Zeitnahe Eintragung: Fahrten müssen möglichst unmittelbar nach Fahrtende eingetragen werden. Spätere Nachträge oder Sammelnotizen über mehrere Tage hinweg gelten als problematisch.
• Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen dürfen nicht möglich sein oder müssen technisch klar dokumentiert werden (z. B. bei digitalen Systemen).
• Lückenlose Dokumentation: Jeder gefahrene Kilometer muss erfasst werden, auch Leerfahrten oder kurze Privatfahrten.
• Plausibilität: Die Angaben müssen mit anderen Unterlagen (Kalender, Tankbelege, Werkstattrechnungen) logisch übereinstimmen.

Wie wird das Fahrtenbuch kontrolliert?

Bei einer Betriebsprüfung kontrolliert das Finanzamt:

• Stimmen Kilometerstände mit Servicenachweisen, HU-Berichten oder Werkstattrechnungen überein?
• Gibt es Sprünge oder Lücken im Kilometerverlauf?
• Ist das Fahrtenbuch frei von pauschalen oder unklaren Angaben („Kunde Berlin“) ohne genaues Ziel oder Zweck?
• Ist ersichtlich, ob Fahrten privat oder dienstlich waren und sind diese korrekt gekennzeichnet?

Die Prüfer folgen klaren Richtlinien, unter anderem aus dem Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO), dem amtlichen Lohnsteuer-Handbuch und diversen Urteilen:

• BMF-Schreiben vom 18.11.2009: Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher
• BFH-Urteil vom 10.04.2008, VI R 38/06: Verwerfung bei fehlender zeitnaher Führung
• Anwendungserlass zu § 6 EStG, Rdnr. 27–31: Grundsätze zur Fahrtenbuchmethode

Was passiert, wenn das Fahrtenbuch verworfen wird?

Wird das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß eingestuft, gilt rückwirkend die 1%-Regelung für das gesamte betroffene Jahr. Das kann zu einer spürbaren Nachzahlung führen. Einsprüche dagegen haben selten Erfolg, wenn formale Fehler objektiv feststellbar sind.

Umstieg: Ist ein digitales Fahrtenbuch erlaubt?

Elektronische Fahrtenbücher sind inzwischen weit verbreitet und werden vom Finanzamt grundsätzlich anerkannt, wenn sie bestimmten Anforderungen entsprechen. Die wichtigste Voraussetzung: Die genutzte Software muss GoBD-konform sein. Das heißt, sie muss die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von digitalen Büchern erfüllen.

Was muss ein digitales Fahrtenbuch können?

An ein elektronisches Fahrtenbuch legt das Finanzamt zuerst die Maßstäbe der analog geführten Fahrtenbücher an (Unveränderbarkeit, zeitnahes Erfassen, Pflichtangaben). Hinzu kommen:

• Exportierbarkeit: Das Fahrtenbuch muss auf Anforderung in prüffähiger Form (z. B. PDF oder CSV) auswertbar sein.
• Archivierung: Die Daten müssen vollständig, lesbar und für mindestens 10 Jahre elektronisch aufbewahrt werden.

Vorteile der elektronischen Fahrtenbücher

• Automatische Erfassung von Start/Ziel und Kilometerständen per GPS
• Zeitersparnis durch App oder Fahrzeuganbindung (z. B. über OBD-Stecker oder API)
• Erinnerungsfunktionen und automatische Prüfung auf Plausibilität
• Exportfunktionen für Steuerberater oder interne Prüfung

Was prüft das Finanzamt bei digitalen Fahrtenbüchern?

Das Finanzamt prüft, ob die Software manipulationssicher ist, Änderungen nachvollziehbar sind, die Daten regelmäßig gepflegt wurden und ob es Erfahrungen oder Zertifikate aus früheren Prüfungen gibt.

Tipp: Viele Finanzämter erkennen gängige Lösungen wie Driverslog, Fleetize, Kfz-Fahrtenbuch oder AutoLogg bei ordnungsgemäßer Nutzung in der Praxis regelmäßig an.