Firmenwagen kaufen oder leasen – Wann lohnt sich was?

Ein Firmenwagen kostet Geld und bindet Liquidität. Grundsätzlich haben Sie zwei Optionen: Firmenwagen kaufen oder leasen. Die Wahl zwischen Kauf und Leasing wirkt sich natürlich direkt auf Steuern, Bilanz und laufende Ausgaben aus.

Firmenwagen kaufen oder leasen – Das Wichtigste in Kürze

• Je länger ein Firmenwagen genutzt wird und je stabiler der Restwert ist, desto eher lohnt sich der Kauf gegenüber dem Leasing. Bei kürzerer Nutzung und weniger Liquidität bietet Leasing Vorteile.
• Die Entscheidung zwischen Firmenwagen-Kauf und -Leasing sollte immer auf einer vollständigen Total-Cost-of-Ownership-Berechnung basieren, nicht allein auf Rate oder Anschaffungspreis.
• Ein Firmenwagen wird beim Kauf über sechs Jahre abgeschrieben. Leasing nach IFRS 16 muss in der Bilanz als Nutzungsrecht und Verbindlichkeit ausgewiesen werden.
• Bei Leasingverträgen für Firmenwagen schützen klare Regeln zu Laufleistung und Rückgabe vor hohen Nachzahlungen am Vertragsende.

Wie entscheiden Sie zwischen Kauf und Leasing von Firmenfahrzeugen?

Die Entscheidung zwischen Kauf und Leasing sollten Sie nicht aus dem Bauch heraus treffen. Halten Sie sich an eine klare Struktur:

1. Starten Sie damit einen Rahmen festzulegen. Legen Sie Haltezeit, jährliche Laufleistung, Einsatzprofil und Ihren Zinssatz für gebundenes Kapital fest. Definieren Sie ein Budget für Service, Reifen, Versicherung und Energie.
2. Erfassen Sie danach alle preisrelevanten Daten. Notieren Sie Listenpreis, Rabatt, Überführung, eventuelle Sonderzahlung, Restwertannahme, Leasingrate, Servicepakete, Versicherungsprämien, Kfz-Steuer sowie Strom- oder Kraftstoffkosten. Arbeiten Sie mit Netto-Werten und halten Sie alle Annahmen in einem Sheet fest.
3. Vergleichen Sie abschließend in einer einfachen Matrix. Kauf steht für Kapitalbindung und Restwertrisiko, Leasing für planbare Raten und geringe Anfangsbelastung. Gewichten Sie Skalierungsbedarf im Fuhrpark und die gewünschte Vertragsflexibilität.

Firmenwagen-Kauf: TCO

• Monatlicher Wertverlust:
  
  
• Kapitalkosten pro Monat:
  
• Betriebskosten pro Monat: Wartung, Reifen, Versicherung, Steuer, Energie

Addieren Sie die drei Blöcke zu Ihrer TCO pro Monat. Teilen Sie durch die geplanten Monatskilometer für die Kosten je Kilometer.

Firmenwagen-Leasing: TCO

• Rate pro Monat inklusive Servicepakete
• Betriebskosten, die nicht in der Rate stecken
• Kapitalkosten nur auf eine geleistete Anzahlung

Die TCO pro Monat ist die Summe aus Rate und übrigen Betriebskosten. Prüfen Sie Mehr- und Minderkilometerkonditionen sowie Rückgabekriterien separat.

Datensatz, der in jedes Sheet gehört

• Fahrzeugdaten: Modell, Antrieb, Listenpreis, Rabatt, Liefertermin
• Nutzung: Haltezeit, Laufleistung pro Jahr, Nutzerkreis, Einsatzprofil
• Kostenannahmen: Energiepreis, Versicherungsprämie, Wartung und Reifen, Steuer
• Finanzparameter: Zinssatz, Restwertannahme, eventuelle Sonderzahlung, Servicepauschalen

Datensatz, der in jedes Sheet gehört

Beginnen Sie mit Liquidität. Passt die monatliche TCO in Ihr Budget und bleibt Spielraum für weitere Fahrzeuge?

Setzen Sie als Nächstes eine Zielmarke für Kosten je Kilometer. Liegt eine Option konstant darunter, erhält sie Vorrang.

Bewerten Sie zum Schluss die Kapitalbindung und die Auswirkung auf Kennzahlen wie EBITDA und Verschuldung. Planen Sie hier mit Ihrer Bilanzpolitik und den Covenants Ihrer Finanzierung.

Welche steuerlichen und rechtlichen Regeln gelten bei Firmenwagen?

Am Thema Steuern führt bei der Frage nach Kauf oder Leasing Ihrer Poolfahrzeuge natürlich kein Weg vorbei.

Die private Nutzung eines Firmenwagens ist steuerpflichtig. Sie haben zwei Methoden: die pauschale Besteuerung oder das Fahrtenbuch. Bei der pauschalen Methode wird monatlich ein Prozentsatz des Bruttolistenpreises angesetzt.

Für herkömmliche Fahrzeuge sind es 1 %. Für Elektrofahrzeuge gilt aktuell 0,25 % bis zu einem Bruttolistenpreis von 100.000 Euro (darüber 0,5 %). Plug-in-Hybride können mit 0,5 % bewertet werden, wenn sie mindestens 80 Kilometer rein elektrisch fahren oder höchstens 50 Gramm CO₂ pro Kilometer ausstoßen.

Zum Arbeitsweg fällt zusätzlich eine Besteuerung an. Hier rechnen Sie entweder 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer und Monat oder 0,002 % pro Arbeitstag. Für kurze Pendelstrecken ist die tagesgenaue Methode oft günstiger.

Auch die Umsatzsteuer verlangt Aufmerksamkeit. Beim Kauf ziehen Sie die gesamte Vorsteuer direkt aus den Anschaffungskosten. Beim Leasing können Sie die Vorsteuer anteilig aus jeder Rate abziehen. Wird das Fahrzeug auch privat genutzt, müssen Sie die private Nutzung umsatzsteuerlich erfassen und korrekt melden.

Bei einem Kauf setzen Sie den Wagen in der Bilanz an und schreiben ihn über die gewöhnliche Nutzungsdauer ab. Für Pkw beträgt diese in der Regel sechs Jahre. Für Gebrauchtfahrzeuge dürfen Sie eine kürzere Restnutzungsdauer ansetzen, wenn sie realistisch belegt ist. Zusätzlich können Sie derzeit (bis 31.12.2027) die degressive AfA nutzen, die bis zu 30 % Abschreibung im ersten Jahr erlaubt. Seit Mitte 2025 gilt für Elektrofahrzeuge zudem eine Sonderabschreibung von 75 % im Jahr der Anschaffung.

Im Leasing hängt die bilanzielle Behandlung von den geltenden Rechnungslegungsstandards ab. Nach HGB wird geprüft, wem das wirtschaftliche Eigentum zuzurechnen ist. Nach IFRS 16 muss das Nutzungsrecht aktiviert und eine Leasingverbindlichkeit ausgewiesen werden. Das beeinflusst Ihre Bilanzsumme und Kennzahlen wie EBITDA oder Verschuldungsgrad.

Welche Vertragsmodelle sollten Sie beim Firmenwagen-Leasing kennen?

Beim Leasing prägt die Vertragsart die tatsächlichen Kosten. Am häufigsten ist das Kilometerleasing. Hier legen Sie eine Laufleistung fest und zahlen für Mehr- oder Minderkilometer nach. Diese Variante ist kalkulierbar, verlangt aber eine realistische Planung der jährlichen Kilometer.

Beim Restwertleasing vereinbaren Sie einen kalkulierten Restwert. Liegt der Marktwert am Vertragsende darunter, tragen Sie die Differenz. Steigt er, profitieren Sie nur selten, da die Rückgabe meist an strikte Bedingungen geknüpft ist.

Ergänzend gibt es Full-Service-Pakete, die Wartung, Reifen und Versicherung in die Rate integrieren. Damit vermeiden Sie einzelne Nachverhandlungen, sollten aber prüfen, ob die Pauschalen im Verhältnis zu den realen Kosten stehen.

Achten Sie bei jedem Vertrag auf die Details:

• Laufzeit und Kündigungsoptionen
• Sonderzahlung und deren Auswirkung auf Liquidität
• Mehr- und Minderkilometer sowie die Kosten pro Kilometer
• Rückgabekriterien, die den Zustand des Fahrzeugs genau definieren
• Serviceverpflichtungen wie Werkstattbindung oder Inspektionsintervalle

Risiken entstehen vor allem durch unklare Rückgaberegeln, unerwartete Restwertverluste oder unpassende Laufzeiten. Auch externe Faktoren wie Lieferverzögerungen, Modellwechsel oder strengere CO₂-Vorgaben können sich auswirken.

Steuern Sie diese Punkte aktiv. Definieren Sie eine Car Policy, prüfen Sie regelmäßig Führerscheine und halten Sie Vorgaben zur Unfallverhütung ein. Beim Schadenmanagement lohnt sich eine klare Regelung zu Selbstbeteiligungen, GAP-Versicherung und Ersatzmobilität. So behalten Sie Kosten und Risiken unter Kontrolle.

Und nun? Firmenwagen kaufen oder leasen?

Die Frage lässt sich nicht ganz pauschal beantworten. Sie müssen Ihr Fuhrparkprofil, Ihre Finanzstrategie und Ihre steuerlichen Ziele einbeziehen.

Beide Varianten haben klare Vor- und Nachteile. Der Kauf bietet steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten und volle Kontrolle über den Wagen, verlangt aber Kapitalbindung und trägt das Restwertrisiko. Leasing entlastet die Liquidität, schafft Planbarkeit und reduziert Risiken, erfordert jedoch klare Vertragsprüfung.

 

Für KMU überwiegen die Vorteile des Leasings, da Kosten und Liquidität besser steuerbar bleiben.