Flottenmanagement in Kürze: Aufgaben, Software, Fachbegriffe

Fahrzeuge, Fahrer, Verträge, Termine und zahllose weitere Aufgaben: Im Flottenmanagement sind Übersicht und Organisationstalent gefragt. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welchen Aufgaben in den Bereich des Flottenmanagers und seiner Kollegen fallen und mit welcher Technik sich große und kleine Flotten besser im Auge behalten lassen.
Grundlagen des Flottenmanagements
Flottenmanagement (engl. fleet management) ist die Organisation und Steuerung einer Fahrzeugflotte in einem Unternehmen. Das umfasst alles von der Anschaffung und Wartung der Fahrzeuge bis zur Kostenkontrolle und Optimierung der Nutzung.
- Beschaffung und Finanzierung (Kauf, Leasing, Miete) von Fahrzeugen
- Instandhaltung (Wartungen, Reparaturen, Versicherung)
- Disposition (Einsatzplanung, Routenplanung, Fahrerzuordnung)
- Controlling (Kostenerfassung, Kostenoptimierung, Reporting)
- Risikomanagement (Unfallmanagement, Versicherung, Compliance)
Ziel des Flottenmanagements ist es, die Fahrzeuge so wirtschaftlich wie möglich zu betreiben und gleichzeitig die Anforderungen von Mitarbeitern, Kunden und Gesetzgebern zu erfüllen.
Je nach Branche und Unternehmensgröße kann das Flottenmanagement von einem internen Fuhrparkleiter oder einem externen Dienstleister übernommen werden.
Abgrenzung Fuhrparkmanagement:
Flottenmanagement geht als Teil Ihres Mobilitätsmanagement weit über die reine Fuhrparkverwaltung hinaus: Um optimal den Mobilitätsbedarf in Ihrem Unternehmen zu decken und Ihre Flotte zu organisieren, verantworten Sie im Flottenmanagement insbesondere die operativen und analytischen Aufgaben.
Im Detail: Was gehört zum Flottenmanagement?
Fahrzeugbeschaffung und -vermarktung
- Auswahl geeigneter Fahrzeugmodelle unter Berücksichtigung von Kosten, Einsatzgebiet und Umweltaspekten
- Verhandlungen mit Herstellern, Händlern und Leasinggesellschaften
- Verkauf oder Rückgabe von Gebrauchtfahrzeugen bzw. Leasingrückläufern

Wartungs- und Reparaturmanagement
- Organisation und Überwachung von Wartungsterminen, TÜV/AU (bzw. HU)
- Verwaltung von Reparaturen bei Unfällen oder Verschleiß
- Zusammenarbeit mit Werkstätten und Servicepartnern

Versicherung und Schadenabwicklung
- Auswahl passender Versicherungen (Haftpflicht, Voll- oder Teilkasko)
- Abwicklung von Schadenfällen, Unfallmeldungen, Dokumentation

Führerscheinkontrolle und Fahrerverwaltung
- Regelmäßige Führerscheinkontrollen (gesetzliche Pflicht in Deutschland)
- Verwaltung von Fahrerdaten, Schulungen (z. B. Fahrsicherheitstrainings)

Kraftstoff- und Ladestromanagement
- Verwaltung von Tankkarten oder Ladeabrechnungen
- Controlling des Kraftstoffverbrauchs, Erkennen von Abweichungen (z. B. durch Telematik)

Telematik und Fahrzeugdatenmanagement
- Einsatz von Telematiksystemen zur Routenoptimierung und -planung
- Analyse von Fahrdaten (Verbrauch, Fahrverhalten, GPS-Ortung)
- Datenschutzkonforme Handhabung und Auswertung der Daten

Kostenmanagement und Controlling
- Ermittlung der Total Cost of Ownership (TCO)
- Kostenstellenzuordnung, Auswertung von Nutzungsprofilen
- Erstellung von Reports für das Management und Optimierungsvorschläge

Wie ordnet sich Flottenmanagement als Teil der gesamten Mobilität im Unternehmen ein?
Wenn ein Unternehmen ganzheitlich an ein Mobilitätskonzept herangeht, dann ist das Flottenmanagement nur ein Teil davon. Denn zum Gesamtkonzept gehören auch:
- Carsharing im Unternehmen (z. B. Poolfahrzeuge)
- Mobilitätsbudgets (z. B. Zuschüsse für ÖPNV-Tickets, Fahrrad-Leasing)
- E-Mobilität (Pkw, E-Bikes, E-Scooter usw.)
- Corporate Carsharing mit intelligenten Buchungs- und Sharing-Systemen
Zu beachten ist jedoch, dass dem Flottenmanagement dann auch die Verwaltung der Poolfahrzeuge, Bikes usw. zugeordneten werden. Mit dem Angebot für die Mitarbeiter steigt demnach auch die Aufgabenfülle für das Flottenmanagement.
Rollen und Aufgaben im Flottenmanagement
Innerhalb des Flottenmanagements können verschiedene Rollen existieren, abhängig von der Größe und Struktur Ihres Unternehmens:
Flottenmanager / Fuhrparkleiter
Innerhalb des Flottenmanagements können verschiedene Rollen existieren, abhängig von der Größe und Struktur Ihres Unternehmens:
- Gesamtverantwortung für die Strategie und operative Abwicklung
- Koordination mit anderen Abteilungen (Einkauf, Controlling, Personal)
- Verhandlungen mit Lieferanten, Leasinggesellschaften und Versicherungen
- Entwicklung und Durchsetzung der Regeln für die Fahrzeugnutzung (Car Policy)
Flottenadministrator / Sachbearbeiter Fuhrpark
- Unterstützung des Flottenmanagers bei administrativen Aufgaben
- Führen der Fahrzeugakten, Terminverwaltung (Wartungen, HU, Führerscheinkontrolle)
- Pflege der Datenbanken, Verwaltung von Tankkarten und Mautgeräten
Mobilitätsmanager
- Betrachtet die Mobilität im Unternehmen über den Fahrzeugbereich hinaus (ÖPNV, Bike-Sharing, Ride-Sharing)
- Entwickelt Konzepte und berät Mitarbeiter bei der Wahl ihres Verkehrsmittels
Einkäufer / Procurement-Spezialist
- Verantwortlich für das Ausschreibungsverfahren und Vertragsverhandlungen mit Fahrzeugherstellern, Leasinganbietern
- Fokus auf Preis und Leistungsumfang
Controlling / Finanzabteilung
- Analysiert die Kosten der Fahrzeugflotte
- Ermittelt Kennzahlen (z. B. Kosten pro Kilometer, TCO)
- Erstellt Berichte und unterstützt bei Budgetentscheidungen
Externe Dienstleister und Partner
- Leasinggesellschaften, Versicherungen, Werkstätten, Schadenabwicklungsfirmen
- Arbeiten eng mit dem internen Flottenmanagement zusammen
Externe Dienstleister und Partner
- TCO (Total Cost of Ownership): Gesamtkosten eines Fahrzeugs über den gesamten Lebenszyklus, inklusive Anschaffung, Betrieb, Wartung, Versicherung etc.
- Car Policy: Interne Richtlinie, die festlegt, welche Fahrzeugtypen beschafft und wie sie genutzt werden dürfen (z. B. Marken, Motorisierung, Kraftstoffarten).
- Telematik: Systeme zur automatisierten Übertragung von Fahrzeugdaten (z. B. Standort, Fahrverhalten, Kraftstoffverbrauch).
- Fleet Controlling: Controlling-Methoden zur Erfassung und Steuerung sämtlicher Kosten im Fuhrpark (z. B. Wartungs-, Versicherungs-, Leasingkosten).
- Lead Time: Zeitspanne zwischen Bestellung des Fahrzeugs und dessen Auslieferung.
- Operatives Leasing: keine Aktivierung in der Bilanz, Rückgabe nach Laufzeit
- Finanzierungsleasing: Bilanzierungspflicht, Annäherung an Kauf
- Führerscheinkontrolle: Gesetzlich vorgeschriebene regelmäßige Kontrolle, ob alle Fahrer einen gültigen Führerschein besitzen.
- Fuhrparkverwaltungssystem: Software zur Verwaltung von Fahrzeug- und Fahrerdaten, Terminen, Dokumenten, Kosten etc.
Welche Technik und Software hilft im Flottenmanagement?
Je größer die Fahrzeugflotte ist, desto mehr sind der Flottenmanager und die Kollegen auf technische Unterstützung angewiesen. Es kommen zum Einsatz:
- Telematiksysteme: Hardware und Sensoren im Fahrzeug, die Daten zu Standort, Fahrverhalten und Fahrzeugzustand in Echtzeit übermitteln
- Mobile Apps für Fahrer: Für Touren, Fahrtenbücher, Tankvorgänge, Schäden oder Wartungsanfragen
- Predictive Maintenance und IoT-Integration: Sensordaten aus dem Fahrzeug lassen Defekte erkennen
Elektronische Führerscheinkontrolle - E-Ladestations- und Energiemanagement
- API-Schnittstellen und ERP-Anbindung: Anbindung an andere Unternehmenssysteme (z. B. ERP, HR, Finanzbuchhaltung)
- Analytik und Big Data: Sammeln der Datenmengen aus Fahrzeugtelemetrie, Nutzungsdaten und externen Quellen (z. B. Wetter-, Verkehrs- oder Geodaten)
- Fleet-Management-Software (FMS): Verwaltung aller Fahrzeug- und Fahrerdaten, Wartungsplänen, Versicherungsdetails, Fahrtenbüchern und Tankkarten, Reports, Analysen
Software für das Flottenmanagement und die Fuhrparkverwaltung finden in der Regel als Erstes den Weg in ein Unternehmen. Hier spielt auch die Unternehmensgröße keine Rolle: Während sich einige der anderen genannten System erst ab einer bestimmten Flottengröße sinnvoll einsetzen lassen, müssen auch KMUs ihre Fahrzeuge mit wenig Aufwand managen können.
Schon ab Flotten mit wenigen Fahrzeugen geraten Excellisten und die Verwaltung mit Papierordnen schnell an Grenzen. Anfällig wird diese händische Bearbeitung immer dann, wenn Vertragsdaten aus langen Dokumenten übertragen werden müssen. Auch verpflichtende Wartungstermine und Kündigungsfristen lassen sich so schnell übersehen.
Tipp: Mit einer Fuhrparkmanagement-Software behalten kleine und mittelständische Unternehmen ihre Fahrzeuge und Maschinen sowie die zugehörigen Verträge im Griff. Lassen Sie LeasingCockpit Verträge automatisch scannen und erhalten Sie alle Vertragspflichten, Kosten und Fristen direkt ins Dashboard.
Vertrags- & Fuhrparkmanagement wie auf Autopilot
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Flottenmanagement –
Häufige Fragen und Antworten
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Was sind die Hauptaufgaben im Flottenmanagement?
Das Flottenmanagement umfasst die Beschaffung, Wartung, Verwaltung und Optimierung von Fahrzeugen.
Wann lohnt sich Leasing im Flottenmanagement?
Leasing ist ideal, wenn Unternehmen regelmäßig auf moderne Fahrzeuge setzen wollen, ohne hohe Anschaffungskosten zu haben. Es bietet planbare Kosten und steuerliche Vorteile.
Wie kann ich die Betriebskosten meiner Flotte senken?
Effiziente Routenplanung, Fahrerschulungen, Telematiksysteme und regelmäßige Wartungen helfen, Kraftstoff- und Instandhaltungskosten zu reduzieren.
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