Führerschein­kontrolle durch den Arbeitgeber – Wann ist das möglich?

Sobald Angestellte dienstlich Fahrzeuge führen, kommt auch das Thema der Führerscheinkontrolle auf. In diesem Artikel klären wir, welche Pflichten und Rechte der Arbeitgeber gegenüber seinen Angestellten hat, was bei der Kontrolle zu beachten ist und wie man sie sich erleichtern kann.

Warum überhaupt die Führerschein­kontrolle durch den Arbeitgeber?

Wenn jemand ohne gültigen Führerschein ein Firmenfahrzeug oder seinen Privatwagen für betriebliche Fahrten nutzt, kann das weitreichende Konsequenzen für das Unternehmen haben.

Als Arbeitgeber tragen Sie eine sogenannte Verkehrssicherungspflicht. Das heißt: Sie müssen dafür sorgen, dass von Ihrem Unternehmen keine vermeidbaren Gefahren ausgehen. Fahren Angestellte ohne gültige Fahrerlaubnis, kann das im schlimmsten Fall für Sie und Ihr Unternehmen zivilrechtliche und strafrechtliche Folgen haben. Ganz zu schweigen davon, dass im Schadensfall möglicherweise Versicherungsansprüche gefährdet sind.

Ist die Führerschein­kontrolle durch Arbeitgeber Pflicht? (Gesetzliche Grundlage)

Streng genommen ergibt sich kein einzeln stehendes Gesetz, das Arbeitgeber zur Kontrolle der Führerscheine seiner Angestellten verpflichtet. Es bestehen jedoch klare Vorschriften, die zusammengenommen deutlich machen, dass Sie sich als Arbeitgeber um die Gültigkeit der Führerscheine kümmern müssen – und Sie schlussendlich doch dazu verpflichten:

• Straßenverkehrsgesetz (StVG § 21): Als Fahrzeughalter sind Sie verpflichtet sicherzustellen, dass niemand ohne gültige Fahrerlaubnis am Straßenverkehr teilnimmt.
• Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung: Die DGUV gibt in ihren Vorschriften und Informationen Hinweise dazu, wie Sie als Unternehmer Unfall- und Haftungsrisiken minimieren. Dazu gehört eben auch die Führerscheinkontrolle.
• Arbeitsrechtliche Fürsorgepflicht: Sie haben eine Fürsorgepflicht gegenüber Ihren Mitarbeitern. Dazu zählt, dafür zu sorgen, dass sie bei ihren Tätigkeiten gesetzeskonform und sicher handeln können.

Konkret bedeutet das: Ja, Sie dürfen und müssen sicherstellen, ob jemand, der betriebliche Fahrten durchführt, einen gültigen Führerschein besitzt. Zwangsweise durchsetzen dürfen Sie das aber nicht.

Welche Mitarbeiter sind betroffen?

Grundsätzlich ist jeder Mitarbeiter, der ein Fahrzeug für betriebliche Zwecke fährt, durch die Führerscheinkontrolle durch seinen Arbeitgeber betroffen. Dazu gehören:

• Mitarbeiter mit einem Dienstwagen, den sie regelmäßig nutzen.
• Angestellte, die ihren Privatwagen für Dienstfahrten verwenden und dafür Kilometergeld oder ähnliche Leistungen erhalten.

Konkret bedeutet das: Ja, Sie dürfen und müssen sicherstellen, ob jemand, der betriebliche Fahrten durchführt, einen gültigen Führerschein besitzt. Zwangsweise durchsetzen dürfen Sie das aber nicht.

Was ist mit Angestellten ohne Dienstwagen und jenen, die gar nicht fahren?

Solange keine Fahrten für betriebliche Zwecke anfallen, müssen Sie nicht kontrollieren.
Sobald jedoch jemand – auch nur gelegentlich – für die Firma fährt, empfiehlt sich eine Prüfung.

Wie oft muss die Führerschein­kontrolle stattfinden?

Die geltenden Regelungen und Gesetze schreiben keine exakt festgelegten Zeitabstände vor. Gebräuchlich sind Kontrollen im Abstand von drei bis zwölf Monaten. Letztlich gilt: Regelmäßig kontrollieren und dokumentieren!

Sie sollten jederzeit nachweisen können, dass alle betroffenen Mitarbeiter auf das Vorhandensein einer gültigen Fahrerlaubnis kontrolliert worden sind. Lassen Sie sich schriftlich mit Unterschrift bestätigen, dass der Mitarbeiter im Besitz des richtigen Führerscheins ist. Sie haben das Recht, sich den Führerschein zeigen zu lassen.

Muss und darf der Arbeitgeber den Führerschein kopieren?

Es ist zulässig, sich den Führerschein regelmäßig vorzeigen zu lassen und dies zu dokumentieren. Der Arbeitgeber benötigt jedoch keine Kopie der Führerscheine, um seiner Kontrollpflicht nachzukommen.

In diesem Zusammenhang spielt der Grundsatz der Datenminimierung eine wichtige Rolle: Der Arbeitgeber darf einzelne Daten aus dem Führerschein erheben und speichern, nicht jedoch das gesamte Dokument. Kurz gesagt: Er darf die Gültigkeit einsehen; eine vollständige Kopie ist dafür weder nötig noch zulässig.

Umgekehrt sind Angestellte verpflichtet, ihren Führerschein vorzuzeigen – zu ebendiesen Kontrollzwecken. Der Arbeitnehmer unterliegt hier der Treuepflicht gegenüber seinem Arbeitgeber; dem Arbeitgeber steht das Direktionsrecht zu (§ 106 GewO).

Was müssen Sie als Arbeitgeber noch beachten?

• Datenschutz: Prüfen Sie ausschließlich Name, Lichtbild, Gültigkeit und die Führerscheinklassen.
• Dokumentation: Führen Sie eine lückenlose Liste, in der steht, wann der Führerschein (und von wem) kontrolliert wurde.
• Regelmäßigkeit: Legen Sie einen festen Rhythmus fest – ob halbjährlich oder jährlich – und halten Sie sich konsequent daran.
• Verantwortlichkeiten klären: Wer in Ihrem Unternehmen ist für die Kontrolle zuständig? Definieren Sie das klar und stellen Sie sicher, dass Vertretungen oder automatische Erinnerungen existieren, wenn jemand im Urlaub oder krank ist.

Führerschein­kontrollen erleichtern – mit der richtigen Software

Die regelmäßige und dokumentierte Führerscheinkontrolle ist für Arbeitgeber ein notwendiger Vorgang. Sind jedoch zum Stichtag nicht alle betroffenen Angestellten anwesend, werden die Nachkontrollen schnell zur Kleinstarbeit. Die lückenlose Kontrolle bleibt jedoch wichtig, um sich abzusichern.

In LeasingCockpit können Sie Ihre Kontrollen fehlerfrei dokumentieren. Die Software erinnert Sie automatisch an anstehende Kontroll- und Nachholtermine. So bleibt wirklich kein Führerschein ungesehen.

LeasingCockpit bringt jedoch nicht nur Ordnung in die Führerscheinkontrollen, sondern auch in alle Leasingverträge: Verträge werden automatisch auf alle Fristen, Pflichten und Zahlungen gescannt und diese im Dashboard zusammengefasst. An alle anstehenden Termine – auch zur Führerscheinkontrolle – erinnert die Software rechtzeitig.