Fuhrparkanalyse: Schrittweise den Fuhrpark optimieren

Ein ineffizienter Fuhrpark ist ein stiller Geldfresser – doch viele Unternehmen merken es erst, wenn bereits viel Geld verloren ist. Wie hoch diese Verluste sind, lässt sich zu diesem Zeitpunkt nicht einmal konkret beziffern. Doch es gibt geeignete Maßnahmen, um die Zahlen in den Griff zu bekommen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine vollständige Fuhrparkanalyse durchführen – inklusive Tipps und bewährten Abläufen.

Was ist eine Fuhrparkanalyse – und warum ist sie so wichtig

Eine Fuhrparkanalyse ist eine systematische Betrachtung des gesamten Fuhrparks. Dabei sehen Sie sich alle Faktoren der Reihe nach an, anstatt stichprobenartig in die Zahlen hineinzugreifen. Überprüft werden alle Kosten, darunter Anschaffung, Leasing, Kraftstoff, Wartung sowie Nutzungsgrad, Einsatzbereiche, Fahrzeugauslastung und vieles mehr.

Ziel: Sie wollen verstehen, wie Ihr Fuhrpark derzeit aufgestellt ist. Das betrifft die Kosten und die zugehörigen Prozesse.

Vorteil: Gerade durch eine regelmäßige Analyse vermeiden Sie unnötige Ausgaben und erkennen sofort, ob sich einzelne Kosten verändern und warum.

Welche Vorteile bringt eine bewusste Fuhrparkanalyse?

Nach der Analyse und wenn dieser Blick auf die Zahlen regelmäßig durchgeführt wird, entstehen mehrere Vorteile. Diese sind nicht nur finanzieller Natur. Auch nötige Maßnahmen und Entscheidungen lassen sich daraus ableiten.

Kosteneinsparungen durch die Analyse

Sie erkennen, wenn ein bestimmtes Fahrzeug überdurchschnittlich hohe Reparaturkosten oder einen hohen Kraftstoffverbrauch hat. Womöglich tritt dies auch nach der Nutzung durch einen bestimmten Fahrer zutage.

Anhand der Daten können Sie gezielt Maßnahmen ableiten. Das kann der Austausch bestimmter Modelle sein oder aber die Weiterbildung des Fahrers in spritsparender Fahrweise oder im besseren Verständnis der Fahrzeugtechnik.

Effizientere Fahrzeugnutzung

Die Analyse zeigt auf, wann und wie häufig Ihre Fahrzeuge tatsächlich unterwegs sind. So können Sie feststellen, ob Ihre Flotte zu groß dimensioniert ist oder aber zusätzliche Fahrzeuge benötigt werden. Auch Standzeiten oder Leerlaufzeiten werden sichtbar, die Sie mit einer angepassten Einsatzplanung reduzieren können.

Bessere Planbarkeit

Mit genauen Daten über Laufleistung und Wartungszyklen lassen sich Reparaturen vorausschauend einplanen. Je besser das gelingt, desto kürzer werden die Ausfallzeiten und damit verbundene Umsatzeinbußen sein.

Das Ende von Leasingzeiten und der damit verbundene Fahrzeugwechsel rücken in der Priorität nach oben. Ein Fahrzeugwechsel bringt immer eine Ausfallzeit mit, teurer werden jedoch verpasste Fristen. Sollten Sie einen Rückgabetermin verpassen oder gar eine Kündigungsfrist versäumen, verschiebt sich die ursprüngliche Budgetplanung für dieses Fahrzeug enorm.

Schritt-für-Schritt: So führen Sie eine Fuhrparkanalyse durch

Schritt 1: Daten erfassen

• Fahrzeugdaten: Anschaffungskosten, Baujahr, Kilometerstand, Kraftstoffverbrauch, Wartungsintervalle, Versicherungsdaten etc.
• Nutzungsdaten: Gefahrene Kilometer pro Zeitraum, Auslastung, Standzeiten, Einsatzbereiche (z. B. Stadtverkehr, Langstrecke).
• Kosten: Alle Kostenpositionen vom Leasing über die Versicherung bis zu Steuern und Kraftstoffe

Tipp: Arbeiten Sie mit möglichst aktuellen Daten, auch wenn der Aufwand höher ist. Veraltete Informationen führen zu falschen Rückschlüssen. Planen Sie entsprechend Zeit ein, um die Daten korrekt zu sammeln.

Schritt 2: Die passenden Kennzahlen definieren

• Gesamtkosten pro Fahrzeug: Gesamtaufwand (Leasing, Versicherung, Wartung, Kraftstoff usw.)
• Kosten pro nutzbarer Einheit: Gesamtkosten geteilt durch die Gesamtfahrleistung oder Einsatzzeit.
• Kraftstoffkosten pro Kilometer
• Auslastungsgrad: Verhältnis von genutzter Zeit zu verfügbarer Zeit.
• Durchschnittlicher Wartungsaufwand pro Fahrzeug und Jahr.

Tipp: Wählen Sie nur jene Kennzahlen, die Ihnen wirklich weiterhelfen. Zu viele unnötige Kennzahlen erschweren den Blick aufs Wesentliche.

Schritt 3: Daten analysieren und interpretieren

Nachdem die Daten vorliegen, sollten Sie sie im Detail betrachten. Gute Beispiele für die Betrachtung sind:

• Welche Fahrzeuge waren häufig in der Werkstatt und erzeugten hohe Reparaturkosten?
• Kraftstoffverbrauch im Vergleich zu ähnlichen Fahrzeugen.
• Fahrzeuge, die auffällig seltener als andere zum Einsatz kommen.

Wichtig: Ziehen Sie nicht die falschen Schlüsse aus einmaligen Spitzen. Ein verirrter Nagel im Reifen kann eine Reparatur verursachen, ohne dass das Fahrzeug grundsätzlich problematisch ist. Achten Sie daher immer auf das Gesamtbild und die Durchschnittswerte.

Schritt 4: Maßnahmen ableiten

Alle Auffälligkeiten aus dem letzten Schritt sollten Sie weiterhin beobachten. Für alle eindeutigen Problemfälle jedoch ist es sofort an der Zeit, geeignete Maßnahmen umzusetzen. Diese können sein:

• Fahrzeugtausch oder Umstellung auf moderne Motoren bzw. Antriebsarten
• Fahrerschulungen zur Anpassung der Fahrweise und der Senkung des Kraftstoffverbrauchs.
• Anpassung der Einsatzplanung: Dass bestimmte Fahrzeuge oder Fahrer laut Zahlen ineffizient sind, kann auch an den Umständen liegen. Prüfen und ändern Sie die Einsatzplanung, wenn möglich.

Tipp: Entwickeln Sie nach Möglichkeit mehrere Lösungsszenarien. Beispiel: Szenario A mit einer Verkleinerung der Flotte um 10 %, Szenario B mit gezieltem Austausch einiger Modelle. So entstehen Entscheidungsspielräume.

Schritt 5: Kontinuierliches Monitoring und Nachjustieren

Führen Sie diese Analysen regelmäßig durch und lassen Sie sich daran erinnern. Ein halbjährlich wiederkehrender Kalendereintrag ist bereits sehr hilfreich. Auch das Setzen von Meilensteinen ist ein bewährtes Mittel, um über die Fuhrparkanalyse schrittweise zu mehr Gesamteffizienz zu gelangen (z.B. „Bis Ende Q2 wollen wir die Gesamtkosten pro Kilometer um 5 % senken“).

Häufige Fehler bei der Fuhrparkanalyse – und wie Sie sie vermeiden

Einige der häufigsten Fehler haben wir bereits bei den jeweiligen Schritten benannt. Hier finden Sie weitere häufige Stolpersteine der Fuhrparkanalyse.

Fehlende oder ungenaue Datenerfassung

Wenn Daten unvollständig oder nicht korrekt erfasst werden, können Sie keine validen Schlussfolgerungen ziehen.

Abhilfe: Legen Sie klare Prozesse fest (wer ist verantwortlich? Welche Systeme werden verwendet?), damit alle relevanten Zahlen in korrekter Qualität vorliegen.

Fokus nur auf Anschaffungskosten

Kaufpreis oder Leasingrate sind keine geeigneten Metriken, um die Leistung der Fahrzeuge miteinander zu vergleichen. Viel entscheidender sind die laufenden Kosten, insbesondere die echten Werte aus Ihrer Unternehmensrealität.

Abhilfe: Berücksichtigen Sie unbedingt die Total Cost of Ownership (TCO), also alle Kosten über die gesamte Nutzungsdauer.

Zu seltene oder gar keine regelmäßige Analyse

Einmal analysiert und abgehakt bringt meist wenig. Erst eine langfristige Betrachtung gibt Ihnen ein echtes Gefühl für die Zahlen. Nur aus diesen langfristig ermittelten Werten lassen sich Erkenntnisse ziehen.

Abhilfe: Planen Sie feste Intervalle, z. B. halbjährlich, in denen Sie Ihren Fuhrpark unter die Lupe nehmen.

Keine klaren Ziele

Wer nicht weiß, was genau er mit der Fuhrparkanalyse erreichen möchte, wird irgendwann den Überblick verlieren und möglicherweise keine konkreten Maßnahmen ableiten können.

Abhilfe: Definieren Sie messbare Ziele, etwa Kostensenkung um 10 % oder Reduktion des Kraftstoffverbrauchs um 10 %.

Tipps aus der Praxis

• Telematiksysteme nutzen: Sie erhalten Echtzeitdaten zu Fahrverhalten, Auslastung und Wartungsbedarf. Das erleichtert Ihre Analyse ungemein.
• Mitarbeiter einbinden: Fahrer und Disponenten können Hinweise geben, wo tatsächliche Probleme liegen. Möglicherweise erkennt ein Fahrer ein Muster, das den kalten Zahlen verborgen bleibt.
• Kooperationen prüfen: Mit anderen Unternehmen in der Region oder innerhalb Ihrer Unternehmensgruppe Fahrzeuge gemeinsam zu nutzen, kann sinnvoll sein, um Leerfahrten oder Standzeiten zu minimieren.
• Überblick mit Software gewinnen: Jeder Fuhrpark, ob groß oder klein, lässt sich erheblich leichter über eine Software managen.

Über eine Excel-Liste lassen sich sehr kleine Fuhrparks anfangs managen und stückweise auch analysieren. Die Formeln und Abhängigkeiten werden jedoch bei wachsenden Fuhrparks komplexer und stärker fehleranfällig. Um diesen Fehlern vollständig aus dem Weg zu gehen, ist es ratsam, eine Fuhrparkmanagement-Software einzusetzen.

Mit einer Software wie LeasingCockpit ist gewährleistet, dass alle laufenden Kosten, Leasingraten, Wartungsintervalle, Servicetermine und Kündigungsfristen korrekt sind und Sie diese immer vor Augen haben.