Fuhrparkmanagement in Excel + Vorlage

Jedes Fahrzeug im Fuhrpark bringt einige Daten mit: Wartungs- und Servicetermine, laufende Kosten und vieles mehr. Diese Daten lassen sich in Excel managen. In diesem Artikel erfahren Sie, wann Excel eine gute Wahl sein kann, wie Sie Ihre Fuhrparkdatei Schritt für Schritt aufbauen, welche Formeln helfen und wo die Grenzen von Excel liegen.

Möglichkeiten des Fuhrparkmanagements mit Excel

Die beinahe endlosen Tabellen von Excel und die Vielzahl von Formeln machen Excel interessant für viele Bereiche – so auch für die Fuhrparkverwaltung. Hier sind die Möglichkeiten, die im Zusammenhang mit dem Fuhrpark wichtig sind:

• Fahrzeugstammdaten verwalten: Fahrzeugtyp, Marke, Modell, Baujahr, Fahrgestellnummer, Kennzeichen, Anschaffungs- und Leasingdaten, Versicherung, Steuerklasse, CO₂-Ausstoß, Kilometerstände und Nutzungsstatus
• Laufende Kosten erfassen: Kraftstoffverbrauch pro Fahrzeug, Wartung und Reparaturen, Versicherungen und Steuern, Leasing- oder Finanzierungskosten, Maut- und Parkgebühren
• Wartungs- und Inspektionspläne: Wartungsintervalle, automatische Berechnungen, überfällige Wartungen farblich hervorheben, Erinnerungslisten

Hinweis: Excel ist nur so leistungsfähig wie die eingesetzten Formeln und das Verständnis des Nutzers. Starten Sie daher mit einer eher simplen Tabelle und erweitern diese schrittweise.

Aufbau Ihrer Fuhrpark-Excel: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Der Grundaufbau für die Kfz-Verwaltung in Excel lautet: Grunddaten, Nutzung, Wartung und Auswertung. Hier ist eine Auflistung der typischen Daten, die darin jeweils enthalten sein sollten:

Tabelle 1: Grunddaten des Fuhrparks

• Fahrzeug-ID/Nummer (eine eindeutige Kennung)
• Kennzeichen
• Fahrzeugtyp (PKW, LKW, Transporter, etc.)
• Marke/Modell
• Baujahr
• Anschaffungsdatum
• Anschaffungskosten
• Aktueller Kilometerstand

Tabelle 2: Betriebskosten und Nutzung

Hier werden die laufenden Kosten wie Kraftstoff, Versicherungen, Steuern, Wartungskosten und Reparaturen eingetragen.

• Datum
• Fahrzeug-ID
• Kostenart (z. B. Versicherung, Kraftstoff, Wartung, Reparatur)
• Betrag
• Zahlungsart oder Lieferant (optional)
• Bemerkungen

Tipp: Wenn Sie Einsätze oder Fahrer verwalten, können Sie noch eine weitere Tabelle für diese Einsatz- bzw. Fahrerdaten ergänzen.

Tabelle 3: Wartungs- und Serviceplanung

• Fahrzeug-ID
• Wartungstyp (TÜV, Ölwechsel, etc.)
• Intervall (z.B. alle 20.000 km oder alle 12 Monate)
• Nächster Termin
• Verantwortlicher
• Erinnerungsstatus

Tabelle 4: Pivot-Tabelle für Auswertung und Reporting

Nutzen Sie Pivot-Tabellen, um schnell herauszufinden, welches Fahrzeug am meisten kostet, welche Kostenarten am häufigsten anfallen und wie sich der Fuhrpark über die Zeit entwickelt. Fügen Sie ein Dashboard-Arbeitsblatt hinzu, in dem Sie alle wichtigen Kennzahlen (z. B. Gesamtkosten pro Monat oder Kosten pro Kilometer) übersichtlich in Diagrammen aufbereiten.

Nützliche Excel-Formeln für Ihre Fuhrparkverwaltung

SUMMEWENN / SUMMEWENNS

Um bestimmte Kosten gezielt zu summieren:

=SUMMEWENN(A:A; „KFZ1“; B:B)

Hier werden in Spalte A Einträge mit „KFZ1“ gesucht und in Spalte B die zugehörigen Werte summiert. Im Fuhrpark-Kontext können Sie beispielsweise die Summierung der Kraftstoffkosten für ein bestimmtes Fahrzeug vornehmen.

SVERWEIS / XVERWEIS

Für das automatische Hinzufügen von Fahrzeugdetails:

=SVERWEIS($A2; Fahrzeugliste!$A:$F; 3; FALSCH)

Wenn Sie in einer Auswertungstabelle nur die Fahrzeug-ID eintragen und automatisch Marke oder Modell aus der Fahrzeugliste ziehen möchten, ist SVERWEIS (oder in moderneren Excel-Versionen der XVERWEIS) hilfreich.

WENN + DATUMFUNKTIONEN

Um anstehende Wartungen zu erkennen:

=WENN(HEUTE() >= [Zelle mit nächstem Wartungsdatum]; „Fällig!“; „Noch Zeit“)

So sehen Sie in einer Spalte, ob die Wartung bereits ansteht, und können priorisieren.

ZÄHLENWENN

Um die Häufigkeit bestimmter Ereignisse zu zählen:

=ZÄHLENWENN(A:A; „Reparatur“)

Damit bekommen Sie einen Überblick, wie oft Reparaturen im laufenden Monat angefallen sind.

ABS / MIN / MAX

Um z. B. minimale und maximale Kosten zu finden oder Abweichungen zu berechnen:

=MIN(B:B) // Günstigste Kostenposition
=MAX(B:B) // Teuerste Kostenposition
=ABS(C2 – C3) // Differenz zwischen zwei Werten

Vorlage: Excel-Datei für das Fuhrparkmanagement (Download kostenlos)

Für den Start können Sie hier unsere Excel-Vorlage für Ihre Fuhrparkverwaltung herunterladen. Erweitern Sie die Datei anhand der oben gezeigten Daten und Formeln.

Mit jeder Formel, die Sie selbst eintragen und mit der Sie Beziehungen zu anderen Feldern und Tabellen herstellen, wächst Ihr Verständnis für Ihre eigene Excel-Tabelle. Nur so können Sie auch selbstständig prüfen, ob diese so funktionieren wie angedacht. Excel warnt zwar bei fehlerhaften Formeln, kann aber nicht bewerten, ob damit das gewünschte Ziel erreicht wird.

Für welche Fuhrparkgröße ist Excel geeignet?

• Kleinere Fuhrparks bis ca. 10 Fahrzeuge: Aufwand überschaubar, hier kann Excel gut funktionieren
• Wachsende Fuhrparks von 10 bis 25 Fahrzeugen: Konsequente und strukturierte Vorgehensweise nötig, da einzelne Fehler in der Tabellengröße untergehen.
• Größere Fuhrparks über 25 Fahrzeuge: Ab dieser Größe kann Excel an seine Grenzen stoßen. Hier sollte eine zweite Person für das Vier-Augen-Prinzip hinzugezogen werden.

Für Excel gilt immer: Alle Eintragungen, Formeln und Abhängigkeiten müssen einwandfrei stimmen. Es gibt keine übergeordnete Prüfung der Daten – diese können Sie nur selbst bzw. händisch vornehmen.

Grenzen von Excel bei der Fuhrparkverwaltung

• Fehleranfälligkeit bei manueller Eingabe: Werden viele Daten händisch erfasst, kann es leicht zu Tippfehlern oder Doppeleinträgen kommen. Setzen Sie daher unbedingt auf Datenvalidierung und Dropdown-Listen, um Eingabefehler zu reduzieren.
• Kein automatisches Erinnerungs- und Benachrichtigungssystem: Excel zeigt Ihnen nicht von selbst an, wenn eine Wartung überfällig ist. Sie müssen selbst Filter oder Bedingte Formatierungen einrichten. Für eine vollautomatische E-Mail-Benachrichtigung brauchen Sie entweder Makros oder zusätzliche Tools.
• Fehlende Schnittstellen: Erinnerungen und anstehende Fristen oder Termine finden nur innerhalb der Tabelle als farbliche Markierung statt. Diese lassen sich aus Excel heraus nicht an einen Kalender weitergeben.

Excel ist ein guter Start – aber nichts für jeden Fuhrpark

Wenn Sie die Datei ordentlich strukturieren und diese jederzeit aktuell halten, können Sie in Excel die nötigen Auswertungen zu Ihrem Fuhrpark nutzen. Gerade für sehr kleine Fuhrparks kann das ausreichen.

Wer sich nicht tiefer in die Funktionsweise der vielen Excel-Formeln einarbeiten möchte oder von ständigen Fehlermeldungen genervt ist, kann auch auf eine kostengünstige Fuhrparkmanagement-Software umsteigen. In dieser müssen Sie sich nur um einzelne Eintragungen kümmern, alle Berechnungen und Erinnerungen erfolgen automatisch.

Tipp: In LeasingCockpit erfolgt selbst die Vertragserfassung automatisch. Einfach den Vertrag mit dem Smartphone fotografieren und direkt in die Software übertragen – das geht auch mit der PDF.