Eine gut organisierte Fuhrparkverwaltung entlastet Unternehmen, da gerade mit einer wachsenden Flottengröße auch die Verwaltungsaufgaben zunehmen. Um Excel-Listen und händische Planungen hinter sich zu lassen, stellen wir in diesem Artikel geeignete Software für die Verwaltung des Fuhrparks vor und zeigen, für welche Unternehmensgrößen sie geeignet sind.
Klare Vorteile einer Fuhrparkmanagement-Software
Die Verwaltung eines Fuhrparks umfasst weit mehr als die reine Organisation von Fahrzeugen. Sie erstreckt sich über die Kostenkontrolle, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, Wartungs- und Serviceintervallen sowie Kündigungsfristen. Dabei kann selbst ein kleiner Fuhrpark schnell zu einer administrativen Herausforderung werden, wenn Termine und Informationen nicht zentral verfügbar sind oder noch händisch verwaltet werden.
Eine spezialisierte Fuhrparkmanagement-Software schafft hier Abhilfe. Sie hilft Ihnen, sämtliche Prozesse effizienter zu gestalten und unnötige Kosten zu vermeiden.
- Fahrzeuge optimal auslasten: Durch die Analyse von Laufleistungen erkennen Sie Über- oder Unterauslastungen und können die Flotte entsprechend anpassen.
- Kosten reduzieren: Automatisierte Erinnerungen verhindern, dass wichtige Wartungs- oder Leasingtermine übersehen werden, und vermeiden so unnötige Gebühren.
- Gesetzliche Vorgaben einhalten: Softwarelösungen bieten oft integrierte Funktionen zur Überwachung von Hauptuntersuchungen und anderen rechtlichen Anforderungen.
- Verwaltungsaufwand minimieren: Automatisierte Vertragserkennung und frühzeitige Terminerinnerungen reduzieren den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben erheblich.
- Fahrzeugausfälle vermeiden: Geplante Wartungsintervalle und frühzeitige Benachrichtigungen gewährleisten eine maximale Einsatzbereitschaft Ihrer Flotte.
Ob für kleine Unternehmen oder große Flottenbetreiber: Eine Fuhrparkmanagement-Software hilft erheblich dabei, den internen Aufwand zu reduzieren und auch mit wachsenden Flotten effizient umzugehen.
1. LeasingCockpit: Der Spitzenreiter im Fuhrparkmanagement für kleine und mittelständische Unternehmen
LeasingCockpit bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen eine umfassende und intuitive Plattform zur Verwaltung ihrer Fahrzeugflotten. Besonders im Bereich Leasing setzt diese Lösung Maßstäbe:
- Transparenz: LeasingCockpit bietet vollständige Transparenz über alle Leasingverträge, Restlaufzeiten und Kosten. So behalten Unternehmen jederzeit die Kontrolle.
- Kostenoptimierung: Durch die automatisierte Erfassung von Wartungsintervallen und der Vermeidung von Leasingüberschreitungen sparen Unternehmen langfristig Kosten.
- Benutzerfreundlichkeit: Die intuitive Benutzeroberfläche ist ideal für KMU, die keine Zeit und Ressourcen für aufwendige Schulungen investieren können.
- Modularität: LeasingCockpit passt sich den Bedürfnissen des Unternehmens an, sodass Sie auch bereits abbezahlte Objekte im Fuhrparkmanagement verwalten können.
- Cloud-basiert: Als cloud-basierte Lösung ist LeasingCockpit überall zugänglich und benötigt keine komplexe IT-Infrastruktur.
Preisgestaltung:
LeasingCockpit bietet einen fixen und somit verlässlichen Preis, der unabhängig der Unternehmens- und Flottengröße gilt. Für 49 € (netto) im Monat sind alle Funktionen vollständig enthalten. Ein Rabatt von 15 % ist bei jährlicher Zahlung erhältlich.
Diese Aspekte machen LeasingCockpit zur optimalen Lösung für Unternehmen, die nach einem flexiblen und skalierbaren Fuhrparkmanagement-Tool suchen. Es ist die beste Wahl für Firmen, die einen besonderen Fokus auf das Leasing ihrer Fahrzeuge legen und gleichzeitig eine einfache Handhabung bevorzugen.
2. Fleetster: Innovativ, aber begrenzter Fokus
Fleetster ist eine weitere populäre Fuhrparkmanagement-Lösung, die vor allem durch ihren Fokus auf die elektrische Mobilität und die Sharing-Funktionen besticht. Für Unternehmen, die ihren Fuhrpark aus Elektrofahrzeugen und Sharing-Modellen aufbauen möchten, ist Fleetster eine interessante Wahl. Allerdings fehlen hier detaillierte Leasing-Tools, was für KMU, die ihren Fokus auf Leasingfahrzeuge legen, ein Nachteil ist.
Vorteile:
- E-Mobility-Integration
- Fahrzeug-Sharing-Optionen
- Benutzerfreundliche Oberfläche
Nachteile:
- Keine spezialisierte Leasing-Verwaltung
- Weniger geeignet für Unternehmen ohne Fokus auf E-Mobilität
Preisgestaltung:
Die Preise von Fleetstar starten bei 4 € pro Fahrzeug. Module für die weitere Verwaltung, Fahrtenbücher, Führerscheinkontrollen usw. kosten jeweils extra. Bei diesem Anbieter kommen je nach Flottengröße und Auswahl schnell dreistellige Beträge pro Monat zusammen.
3. Carano: Für größere Flotten und komplexe Anforderungen
Carano richtet sich primär an Unternehmen mit größeren Fuhrparks, kommunale Träger und Unternehmen wie Leasinggesellschaften und Autohandel mit anspruchsvollen Anforderungen. Die Software bietet eine umfangreiche Palette an Funktionen, darunter die Verwaltung von Leasingverträgen, Fahrern, Wartungsplänen, Führerscheinkontrollen, die Verwaltung von Poolfahrzeugen und vieles mehr. Allerdings erfordert Carano einige Zeit für die Implementierung, da große Flotten und zahlreiche Funktionen in Einklang gebracht werden müssen.
Vorteile:
- Umfangreiche Funktionsvielfalt
- Ideal für große Flotten
Nachteile:
- Hohe Komplexität
- Nicht ideal für KMU mit einfachen Anforderungen
Preisgestaltung:
Carano legt die Preise auf der Website nicht offen.
4. Avrios: Datengetrieben, aber kompliziert
Avrios hebt sich durch seinen datengetriebenen Ansatz hervor und bietet detaillierte Analysen über die Fuhrparkleistung. Das Tool eignet sich besonders für Unternehmen, die tiefere Einblicke in ihre Fahrzeugnutzung und -kosten erhalten möchten. Allerdings kann die Komplexität der Software für kleinere und mittelständische Unternehmen eine Herausforderung darstellen.
Vorteile:
- Umfangreiche Analysen und Berichte
- Datengetriebene Entscheidungsfindung
Nachteile:
- tiefgehende Funktionen ggf. zu komplex für kleine Unternehmen
- Preis übersteigt bereits bei wenigen Fahrzeugen den Preis anderer Anbieter mit Fixpreis
Preisgestaltung:
Avrios bietet eine kostenlose, eingeschränkte Version, in der keine Erinnerungen/Warnungen zu anstehenden Terminen enthalten sind. Darüber hinaus werden zwischen 6 und 12 € pro Fahrzeug und/oder Modul fällig.
5. Chevin Fleet: Flexibel, aber für KMU zu umfangreich
Chevin Fleet ist bekannt für seine Anpassungsfähigkeit an verschiedene Branchen und Anforderungen. Die Lösung bietet eine breite Palette an Funktionen, vom Wartungsmanagement über ein Inventarmanagement bis zur Unfallverfolgung. In einem eigenen Portal können die Fahrer Eingaben zum Kraftstoffverbrauch, Kilometerlaufleistung und Unfällen machen. Das Angebot richtet sich auch an Einsatzkräfte, Wohltätigkeitsorganisationen, Lieferdienste und die öffentliche Verwaltung.
Vorteile:
- Hohe Flexibilität
- Anpassungsfähigkeit an verschiedene Branchen
Nachteile:
- Zu komplex für kleine Unternehmen
- Kostenintensiv
- nicht auf Deutsch erhältlich
Preisgestaltung:
Chevin Fleet berechnet den Preis pro Fahrzeug und Monat: Im kleinsten Paket “Lite” sind es 3 Britische Pfund, in “Core” 5 £ und die Preise für alle Funktionen in “Advanced” sind auf Anfrage erhältlich.
6. ToolSense
ToolSense richtet sich an Unternehmen, die neben der Fahrzeugverwaltung auch Maschinen und Geräte in ihre Prozesse einbinden möchten. Die IoT-basierte Lösung ermöglicht es, Wartungen zu planen und die Einsatzfähigkeit von Ressourcen zu erhöhen. Mit QR-Codes können Mitarbeiter Fehler oder Schäden melden.
Vorteile:
- Zentrale Plattform für Fuhrpark- und Asset-Management.
- IoT-Integration zur Echtzeitüberwachung von Fahrzeugen und Maschinen.
- Effiziente Planung von Wartungen und Reparaturen.
Nachteile:
- Möglicherweise höhere Implementierungskosten durch breiten Funktionsumfang.
- Eingewöhnungszeit für die Nutzung der IoT-Funktionen.
Preisgestaltung:
ToolSense gibt seine Preise auf Anfrage heraus.
7. Vimcar
Vimcar bietet Funktionen wie digitale Führerscheinkontrolle und ein GPS-Tracking, das einfach zu implementieren ist. Wartungspläne können verwaltet werden, was den administrativen Aufwand reduziert.
Vorteile:
- Benutzerfreundlich, schnell einsetzbar.
- Günstige Lösung, besonders für kleinere Fuhrparks.
- Funktionen wie digitale Führerscheinkontrolle und GPS-Tracking.
Nachteile:
- Begrenzte Möglichkeiten für erweiterte Datenanalysen.
- Nicht optimal für große Flotten mit komplexen Anforderungen.
Preisgestaltung:
Vimcar berechnet den Preis für die Software anhand der Anzahl der Fahrzeuge, beginnend bei 13,90 €, mit Fahrtenbuch 17,90 € und im größten Paket 29,90 € pro Monat und Fahrzeug.
Tipps für die Auswahl einer Fuhrparkmanagement-Software
Die Wahl der richtigen Lösung hängt stark von den individuellen Anforderungen Ihrer Flotte ab. Nutzen Sie die folgenden Tipps, um die bestmögliche Entscheidung zu treffen:
- Vertragsverwaltung: Die Software sollte den Inhalt laufender Verträge und alle zugehörigen Daten für Sie in Übersicht bringen.
- Terminüberwachung: Automatische Meldungen bzw. Warnungen zu allen Terminen sollten zur Leistung gehören, sodass Sie keinen separaten Kalender führen müssen.
- Finanzüberblick: Lassen Sie sich von der Software Ihre aktuellen Leasing-Zahlungen anzeigen, um die monatlichen Grundkosten genau vor Augen zu haben.
- Kosten: Prüfen Sie, nach welchem Modell die Software abrechnet. Einige Anbieter setzen auf Preismodelle, die sich nach der Flottengröße richten. Andere haben feste Preise, unabhängig der Anzahl der Fahrzeuge und Geräte.
- Skalierbarkeit: Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihrem Fuhrpark mitwachsen kann, falls Ihr Unternehmen expandiert. Achten Sie auch auf mögliche Kostensteigerungen.
- Benutzerfreundlichkeit: Die Software einiger Anbieter muss nicht installiert werden, sondern läuft direkt im Browser. So kann sie auf jedem Gerät genutzt werden, ohne Lizenzen für einzelne Mitarbeiter oder Arbeitsplätze.
Fazit: Warum LeasingCockpit die beste Wahl für KMU ist
LeasingCockpit bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen eine Software, deren Kosten unabhängig von der Fuhrparkgröße ist. Somit steigt der Preis nicht, sobald Fahrzeuge oder Geräte hinzukommen.
Mit der Software lassen sich alle Vertragsdaten per Foto des Vertrages ins System einpflegen – die Erkennung erfolgt automatisch. Die Kennzahlen laufender Verträge werden in einer Übersicht dargestellt und stehen somit jederzeit zur Verfügung. LeasingCockpit meldet anstehende Termine, warnt rechtzeitig vor wichtigen Fristsachen und stellt die monatlichen Kosten für Ihren Fuhrpark dar.
Dashboard: Schneller Überblick zum aktuellen Stand
Erhalten Sie sich einen schnellen Überblick über alle relevanten Kennzahlen Ihrer Verträge. Navigieren Sie für mehr Details intuitiv zu einzelnen Verträgen sowie Fahrzeugen und Objekten. Bei jeder Anmeldung im LeasingCockpit fasst das Dashboard aus allen hochgeladenen Verträgen die wichtigsten Daten und Meldungen zusammen. Manuelle Notizen, Erinnerungen und das Wühlen in den Unterlagen gehören damit der Vergangenheit an.
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Vergleich von Fuhrparkmanagement-Software – Häufige Fragen und Antworten
Welche Funktionen sollte eine Fuhrparkmanagement-Software bieten?
Eine gute Software sollte Funktionen wie Terminüberwachung, Wartungsmanagement und Kostenkontrolle umfassen, um die Verwaltung zu vereinfachen und effizienter zu gestalten.
Ist Fuhrparkmanagement-Software für kleine Unternehmen geeignet?
Ja, viele Lösungen wie LeasingCockpit richten sich speziell an kleine und mittelständische Unternehmen mit einfacher Bedienung und kostengünstigen Preismodellen.
Welche Kosten entstehen durch die Nutzung einer Fuhrparkmanagement-Software?
Einige Anbieter skalieren die Kosten anhand der Fuhrparkgröße. LeasingCockpit bietet einen fixen Preis, auf den auch mit einer wachsenden Flotte verlass ist.
Bietet Fuhrparkmanagement-Software Unterstützung bei der Kostenkontrolle?
Ja, sobald alle Kosten für den Fuhrpark an einem zentralen Ort verfügbar sind, besteht auch ein echter Gesamtüberblick. Dieser hilft bei einer vereinfachten Planung, auch was Neuanschaffungen betrifft.