Fuhrpark­management: So hast du die gesamte Flotte im Blick

Betriebe, die sich einen Fuhrpark aus mehreren Fahrzeugen halten, sind in aller Regel auch täglich auf diese Fahrzeuge angewiesen. Viele Kundentermine können nur erledigt werden, wenn PKW, Transporter, Baufahrzeuge und Co. zuverlässig funktionieren. Hinter dieser Zuverlässigkeit steht immer auch ein funktionierendes Fuhrparkmanagement. Denn nur wenn Wartungen, HU und AU sowie die Forderungen der Leasingverträge korrekt eingetaktet werden, geht auch die zugrunde liegende Rechnung auf und die Fahrzeuge stehen tatsächlich für den täglichen Betrieb zur Verfügung. In diesem Artikel erfahren Sie, was zu einem Fuhrparkmanagement gehört, wie Sie es starten oder neu aufsetzen können und welche Tipps und Software wirklich helfen, um den Überblick zu behalten.

Welche Aufgaben umfasst das Fuhrparkmanagement?

Unter Fuhrparkmanagement fallen alle Aufgaben, die in einem Unternehmen im Zusammenhang mit den Fahrzeugen entstehen: Nutzung, Instandhaltung und die Verwaltung. Das beinhaltet:

• Beschaffung und Auswahl der Fahrzeuge: Kauf, Leasing oder Miete – die richtige Auswahl bestimmt die Wirtschaftlichkeit des Fuhrparks.
• Überwachung der Betriebskosten: Neben Anschaffungskosten spielen Ausgaben für Reparaturen, Versicherung, Kraftstoff und Steuern eine Rolle.
• Fahrzeugverwaltung und -kontrolle: Wartungsintervalle, HU/AU und weitere Forderungen zur Fahrzeugpflege, die aus den Verträgen ergehen.
• Vertragsmanagement: Laufzeiten, Kündigungsfristen, Zeitpunkte für Fahrzeugwechsel und -Rückgabe.
• Rechtliche Aufgaben: Unfallverhütung, Vorschriften zur Arbeitssicherheit oder Umweltauflagen.

All diese Aufgaben der Fahrzeugverwaltung greifen ineinander und sind nicht immer scharf auf diese Kategorien aufzutrennen. Umso wichtiger ist es, das Fuhrparkmanagement als Ganzes zu sehen. Insgesamt sorgt ein funktionierendes Management der Fahrzeugflotte dafür, dass keine unnötigen Kosten entstehen und der tägliche Betrieb gesichert ist.  

Fuhrparkmanagement starten oder neu aufsetzen

Gerade dann, wenn das Fuhrparkmanagement in einem Unternehmen neu aufgesetzt oder überarbeitet wird, empfiehlt es sich, in mehreren Schritten vorzugehen.

Tipp: Hier erfahren Sie, wie die richtige Software das Management Ihres Fuhrparks erheblich vereinfacht.

Verträge und Versicherungen

Ein Schwerpunkt des Fuhrparkmanagements liegt in der guten Übersicht über vertragliche Regelungen und die Versicherungen, die im Zusammenhang mit einem Fuhrpark abgeschlossen werden.

• Leasing, Miete, Kauf: Die Entscheidung über die Art der Anschaffung ist eng an die Nutzung des Fahrzeugs gebunden und sollte stets gut kalkuliert werden.
• Wartungsverträge: Viele Leasingverträge oder Kaufangebote umfassen Wartungs- und Serviceoptionen. Bei älteren Fahrzeugen oder einer geringen Auslastung kann ein solcher Wartungsvertrag jedoch überflüssig bzw. unwirtschaftlich sein.
• Versicherungsschutz: Neben der vorgeschriebenen Haftpflichtversicherung fordern die meisten Leasingverträge eine Vollkasko. Wenn mehr Spielraum besteht, ist auch hier eine wirtschaftlich sinnvolle Entscheidung des Fuhrparkleiters gefordert. Zusätzlich können auch Schutzbriefe sinnvoll sein, um beispielsweise Pannen abzusichern.
• Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen: Eine ungewollte Vertragsverlängerung ist nicht nur ärgerlich, sondern sprengt meistens auch die ursprüngliche Kalkulation. Es gilt also, alle Fristen der Verträge vor Augen zu haben.

Praktische Tipps zum Fuhrparkmanagement

Einige praktische Herangehensweisen erleichtern die Arbeit des Fuhrparkmanagers und sind großen Betrieben genauso wie in kleinen und mittleren leicht umzusetzen:

• Klare Regeln für Fahrer: Legen Sie fest, wie Mitarbeiter die Fahrzeuge nutzen dürfen. Dazu gehört die Frage, ob die private Nutzung erlaubt ist und welche Kosten der Arbeitnehmer tragen muss. Eine schriftliche Dienstwagenordnung schafft hier Klarheit.
• Regelmäßige Fahrzeugprüfungen: Nutzen Sie jede Gelegenheit, um den Zustand der Fahrzeuge zu bewerten. Dies gilt selbst für kleinere Schäden. Diese Erfassung muss keine direkten Konsequenzen haben, viel mehr geht es um eine saubere Dokumentation.
• Spritverbrauch beobachten: Wenn die Fahrzeuge viel im Einsatz sind, kann der Spritverbrauch schnell zu einer großen Kostenstelle werden. Tipp: Verbraucht ein Fahrzeug mehr als sonst, ist dies meist ein Hinweis auf einen bisher verdeckten Schaden.
• Defensive Fahrweise fördern: Schulungen zur zurückhaltenden Fahrweise senken das Unfallrisiko und helfen, die Kraftstoffkosten zu reduzieren.

Kennzahlen und Auswertungen in der Fuhrparkverwaltung

Regelmäßige Auswertungen der wichtigsten Kennzahlen helfen dabei, die Leistung jedes einzelnen Fahrzeugs objektiv bewerten zu können. Übliche Kennzahlen sind:

• Auslastung: Wie viele Kilometer werden pro Fahrzeug zurückgelegt, und wie oft steht ein Fahrzeug still?
• Werkstattaufenthalte: Welche Fahrzeuge sind überdurchschnittlich oft in der Werkstatt?
• Verschleiß: Entstehen ungewöhnlich hohe Reparaturkosten, womöglich durch unsachgemäßen Gebrauch?
• Kosten pro Kilometer: Diese Kennzahl zeigt, wie rentabel einzelne Fahrzeuge sind.
• Restwert: Wie entwickelt sich der Wiederverkaufswert und wann lohnt sich ein Fahrzeugtausch?

Durch fortlaufende Auswertungen entsteht eine Übersicht über die tatsächliche Leistung des Fuhrparks. Auf dieser Grundlage lassen sich Fahrzeuge austauschen, Leasingstrategien neu planen oder Versicherungen wechseln.  

Erleichterung des Fuhrparkmanagements durch Software

Oft werden die Aufgaben im Fuhrparkmanagement anfangs mit Excel und dem internen Kalender erledigt – meist parallel zu abgehefteten Verträgen, die bei Bedarf durchgeblättert werden. Dies ist jedoch mit sehr viel händischer Arbeit verbunden und daher zeitintensiv. Spätestens, wenn zum ersten Mal eine übersehene Vertragsklausel zu unerwarteten Kosten führt, wird dieses System infrage gestellt. Das Ziel eines guten Fuhrparkmanagements sollte daher immer auch sein, den entstehenden Verwaltungsaufwand gering, aber zuverlässig zu halten. Da in der Verwaltung jedoch sehr viele Aufgaben anfallen, kann nur eine geeignete Software den Fuhrparkleiter wirklich entlasten. Einige wichtige Kernfunktionen einer Software für Fuhrparkmanagement sind:

• Sammeln aller Fahrzeugdaten: Statt in Tabellen oder Papierakten sollten sämtliche Fahrzeug- und Vertragsinformationen gesammelt hinterlegt und aktualisiert werden.
• Automatische Benachrichtigungen: Die Software erinnert an Termine wie Hauptuntersuchungen, Wartungen/Service und Kündigungsfristen von Verträgen.
• Kostenkontrolle: Es ist wichtig, die aktuell laufenden Kosten vor Augen zu haben. Die Software sollte also nicht nur einzelne Raten bzw. Zahlungen, sondern insbesondere auch deren Summen anzeigen.

Tipp: Erfassen Sie Vertragsunterlagen direkt per Foto vom Smartphone oder als PDF in LeasingCockpit. Die Software stellt daraus alle Pflichten zu Wartungen, Rückgaben, Kündigungsfristen automatisch zusammen, ohne dass Sie diese Informationen einzeln herauslesen müssen. Alle Daten werden anschließend im Dashboard zusammengefasst:

Einheitliches Fuhrparkmanagement

Unternehmen mit einem Fuhrpark von verschiedenen Leasinggebern kennen das: Jeder Vertrag und jedes Fahrzeugkennblatt sieht anders aus. Im LeasingCockpit werden die Daten und Details dagegen in einem einheitlichen Muster aufbereitet. Jede Kennzahl, jedes Detail ist immer an der gleichen Stelle: Kerndaten, Fahrzeuge, Verträge, Zeitstrahl zu kommenden Terminen sowie Daten zu Finanzierung, Wartung und Versicherung.

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