Übersicht Fuhrparkmanager: Aufgaben und Gehalt

Die Leasingverträge für Ihren Fuhrpark kosten mehr als geplant und die Compliance-Anforderungen werden immer unübersichtlicher? Dann brauchen Sie möglicherweise einen Fuhrparkmanager, oder Sie überlegen selbst, in diesen Beruf einzusteigen. In diesem Artikel erfahren Sie, was einen guten Fuhrparkmanager ausmacht, welche Qualifikationen Sie mitbringen müssen und wie Sie den Einstieg schaffen. Außerdem zeigen wir Ihnen, warum dieser Beruf auch in Zukunft gefragt bleibt.

Was ist ein Fuhrparkmanager?

Ein Fuhrparkmanager trägt die Verantwortung für alle Fahrzeuge eines Unternehmens, von der Beschaffung bis zur Verwertung. Unter Fuhrparkmanagement versteht man die Planung, Verwaltung, Steuerung und Überwachung des Fuhrparks beziehungsweise aller Dienstfahrzeuge im Unternehmen. Dies erfolgt unter Einhaltung rechtlicher Vorgaben und ist geprägt von Kosten- sowie Prozessoptimierung.

Fuhrparkverantwortlicher, Flottenmanager oder Fuhrparkleiter: Es gibt viele Bezeichnungen für Fuhrparkmanager. Diese Vielfalt in der Benennung spiegelt auch die unterschiedlichen Schwerpunkte wider, die der Job je nach Unternehmen haben kann.

Welche Aufgaben hat ein Fuhrparkmanager?

Ein Fuhrparkmanager ist verantwortlich für operative Aufgaben (Fahrzeugbeschaffung, Wartung, Schadenbearbeitung, Kraftstoffmanagement), administrative Pflichten (Führerscheinkontrolle nach §21 StVG, UVV-Prüfungen nach DGUV 70, Vertragsmanagement, Reporting) und strategische Planung (Budgetverantwortung, Fuhrparkoptimierung, Nachhaltigkeit, Car Policy).

Operative Aufgaben des Fuhrparkmanagers

• Fahrzeugbeschaffung: Auswahl der Fahrzeuge, Verhandlung mit Autohäusern und Leasinggebern, Entscheidung der Finanzierung, Verkauf ausgemusterter Fahrzeuge
• Wartung und Reparaturmanagement: Überwachung von Wartungsintervallen, Koordination von TÜV und Hauptuntersuchungen, Zusammenarbeit mit Werkstätten
• Schadenbearbeitung: Dokumentation von Schäden mit Berichten und Fotos, Kommunikation mit Versicherungen und Gutachtern, strategische Schadensteuerung
• Kraftstoffmanagement: Verwaltung von Tankkarten, Analyse von Verbrauchswerten, Überwachung der Gesamtbetriebskosten

Administrative Aufgaben und Arbeitsalltag des Fuhrparkmanagers

• Führerscheinkontrolle: Halbjährliche Kontrolle aller Fahrerlaubnisse nach §21 StVG, lückenlose Dokumentation zum Schutz vor Halterhaftung
• UVV-Prüfung und Fahrerunterweisung: Jährliche Fahrzeugprüfung nach DGUV 70, regelmäßige Schulung der Fahrer in Unfallverhütungsvorschriften
• Vertragsmanagement: Koordination mit Leasing-Anbietern, Versicherungen und Werkstätten, Überwachung von Vertragslaufzeiten
• Reporting und Kostenanalyse: Erstellung von Fuhrparkkostenanalysen und KPI-Dashboards, Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen
• Tagesgeschäft: Bearbeitung von Schadensmeldungen, Koordination von Werkstattterminen, saisonale Aufgaben wie Winterreifen-Wechsel

Strategische Aufgaben des Fuhrparkmanagers

• Fuhrparkplanung und -optimierung: Durchführung von Fuhrparkanalysen, Entwicklung von Strategien zur Kostenreduktion, Planung der Flottengröße
• Budgetplanung und -kontrolle: Erstellung und Überwachung des jährlichen Fuhrparkbudgets, Kalkulation von Beschaffungs- und Betriebskosten
• Nachhaltigkeit und Elektromobilität: Integration von E-Fahrzeugen, Planung von Ladeinfrastruktur, Umsetzung von CO2-Reduktionszielen
• Car Policy und Compliance: Erstellung von Dienstwagenrichtlinien, Sicherstellung der Einhaltung rechtlicher Vorgaben

Anforderungen und Qualifikationen eines Fuhrparkmanagers

Fuhrparkmanager benötigen eine Kombination aus fachlichen Qualifikationen (Ausbildung in Logistik/BWL/Fahrzeugtechnik, Zertifizierungen von DEKRA/TÜV/IHK), persönlichen Eigenschaften (Organisationstalent, Verhandlungsgeschick, Kommunikationsstärke, Belastbarkeit) und technischen Skills (Office-Software, Fuhrparksoftware, Grundverständnis Fahrzeugtechnik). Da es keinen eigenständigen Lehrberuf gibt, qualifizieren sich geeignete Mitarbeiter über Weiterbildungen und grundsätzlich kann sich jeder zum Fuhrparkmanager ausbilden lassen.

Fachliche Qualifikationen und Weiterbildung des Fuhrparkmanagers

Ausbildungswege und Studiengänge

• Logistik, Betriebswirtschaftslehre oder Fahrzeugtechnik: Relevante Grundausbildung oder Studium
• Automobilkaufmann/-frau: Besonders geeignete Berufsausbildung für Quereinsteiger
• Verwandte Bereiche: Auch andere kaufmännische Ausbildungen mit entsprechender Berufserfahrung

Zertifizierungen und Weiterbildungen

• DEKRA Akademie: Zertifizierter Fuhrparkmanager (DEKRA), umfasst sechs Seminarblöcke mit zweitägiger Prüfung, circa 8.200 EUR
• TÜV Rheinland: Fuhrparkmanager (TÜV), 32 Unterrichtseinheiten, drei Jahre gültiges Zertifikat, circa 2.850 EUR
• IHK: Fuhrparkmanager IHK, vier Module in 82 Unterrichtsstunden, circa 2.290 EUR
• Fachwirt für Güterverkehr und Logistik: Zusätzliche Spezialisierungsmöglichkeit
• Bundesverband Betriebliche Mobilität e.V.: Über 650 Mitgliedsunternehmen, Rechtsberatung, Onlineseminare, Wissensdatenbank

Persönliche Eigenschaften eines Fuhrparkmanagers

• Terminmanagement: Überwachung paralleler Fristen für Wartungen, UVV-Prüfungen, Führerscheinkontrollen
• Prioritätensetzung: Komplexe Prozesse effizient organisieren und priorisieren
• Struktur: Systematische Arbeitsweise bei der Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben
• Externe Verhandlungen: Beste Konditionen mit Autohäusern, Leasinganbietern und Versicherungen aushandeln
• Interne Kommunikation: Effektive Abstimmung mit Personalabteilung, Buchhaltung, Fahrern und Geschäftsführung
• Konfliktmanagement: Souveräner Umgang mit verschiedenen Stakeholdern und deren Interessen
• Datenanalyse: Fuhrparkdaten auswerten und Optimierungspotenziale identifizieren
• Strategisches Denken: Entwicklung langfristiger Fuhrparkstrategien
• Anpassungsfähigkeit: Flexibilität bei sich ändernden Anforderungen und Gesetzen
• Stressresistenz: Umgang mit Notfällen, Schadensmeldungen und zeitkritischen Situationen
• Zuverlässigkeit: Hohe Erwartungen bezüglich Pünktlichkeit und Genauigkeit
• Haftungsbereitschaft: Bewusstsein für rechtliche Verantwortung bei Halterhaftung

Persönliche Eigenschaften eines Fuhrparkmanagers

• Office: Tabellenkalkulation für Kostenanalysen und Reporting
• Fuhrparkmanagementsoftware: Verschiedene Systeme für Verwaltung und Controlling
• Digitale Plattformen: Umgang mit Telematik-Systemen und modernen Tools
• Wartungsintervalle von Fahrzeugen: Verständnis für technische Anforderungen verschiedener Fahrzeugtypen
• Elektromobilität: Besonderheiten bei E-Fahrzeugen und Ladeinfrastruktur
• Sicherheitstechnik: Kenntnisse über UVV-relevante Fahrzeugkomponenten

Tipp: Hier finden Sie Möglichkeiten und Tipps für die Fuhrparkverwaltung.

Wie hoch ist das Gehalt eines Fuhrparkmanagers?

Das Gehalt von Fuhrparkmanagern variiert deutlich je nach Erfahrung, Unternehmensgröße und Region. Laut StepStone liegt das durchschnittliche Jahresgehalt zwischen 38.800 und 53.700 Euro brutto, mit einem Einstiegsgehalt von etwa 43.200 Euro. Glassdoor ermittelte ein mittleres Jahresgehalt von 58.000 Euro bei Fuhrparkleitern, mit einer Spanne von 55.000 bis 65.000 Euro. Jobvector berichtet von einem Durchschnittsgehalt von 61.500 Euro jährlich.

Aktuelle Stellenanzeigen und Jobs für Fuhrparkmanager finden Sie beispielsweise auf StepStone, wo Sie sich einen Überblick über konkrete Anforderungen und Gehaltsvorstellungen verschaffen können.

Typische Herausforderungen eines Fuhrparkmanagers

Fuhrparkmanager müssen täglich mit vielfältigen Herausforderungen umgehen: Kostentransparenz und Kraftstoffmanagement, komplexe Datenverarbeitung ohne Fehler, Einhaltung sich ständig ändernder Gesetze, Balance zwischen Digitalisierung und Nachhaltigkeit sowie der enorme Aufgabenumfang. Häufige Anfängerfehler sind fehlende Kostenkontrolle, vernachlässigte Führerschein- und UVV-Prüfungen, falsche Versicherungsabdeckung, unkontrolliertes Auslagern von Aufgaben und mangelnde Weiterbildung bei sich ändernden Vorschriften.

Wiederkehrende Probleme eines Fuhrparkmanagers

Der Fuhrpark zählt in vielen Unternehmen zu den größten Kostenfaktoren, wird aber dennoch oft nur nebenbei gemanagt. Besonders Quereinsteiger ohne entsprechende Ausbildung stehen vor großen Herausforderungen bei der Komplexität moderner Fuhrparks.

• Kostentransparenz: Fehlende Übersicht über Ausgaben, unzureichende Belegprüfung, falsche TCO-Betrachtung (Total Cost of Ownership)
• Kraftstoffmanagement: Über 25 % der Gesamtkosten, schwankende Marktpreise, fehlende Laufleistungskontrolle
• Datenverarbeitung: Enorme Datenmengen, manuelle Fehler durch Excel-Tabellen, fehlende zentrale Systeme
• Rechtliche Compliance: Ständige Gesetzesänderungen, Halterhaftungsrisiken, komplexe Vorschriften

Typische Anfängerfehler von Fuhrparkmanagern

Fuhrparkmanager sind oftmals Quereinsteiger, was bedeutet, dass ihnen Hintergrundwissen fehlen kann. Zusätzlich ändern sich Gesetze und Regelungen regelmäßig, an die es sich anzupassen gilt.

• Vernachlässigte Führerscheinkontrolle: Unregelmäßige Prüfungen können zu Freiheitsstrafen bis einem Jahr führen
• Fehlende Kostenanalyse: Versteckte Kosten bei Leasingrückgaben, keine Gesamtkostenbetrachtung
• Mangelhafte Dokumentation: Unzureichende Belegaufbewahrung, versäumte Terminverwaltung
• Falsche Versicherungsabdeckung: Viele Fuhrparks sind unter- oder überversichert
• Unkontrolliertes Outsourcing: Kontrollverlust durch zu viel Delegation an externe Dienstleister

Umgang mit der Digitalisierung im Fuhrparkmanagement

Die Digitalisierung hat das Berufsbild des Fuhrparkmanagers verändert. Neue Aufgaben wie digitale Tachographen und komplexe Software-Systeme sind hinzugekommen, während gleichzeitig Nachhaltigkeit und E-Mobilität neue Kompetenzen erfordern.

• Technologie: Digitale Tachographen, komplexe Software-Systeme, Widerstand gegen Modernisierung
• Elektromobilität: Ladeinfrastruktur-Planung, höhere Anschaffungskosten, Reichweiten-Management
• Nachhaltigkeit: CO2-Berichtspflicht durch CSRD-Richtlinie, Umweltzonen, Balance zwischen Kosten und Umweltzielen

Software und Tools für Fuhrparkmanager

Fuhrparksoftware gibt es in zwei Hauptvarianten: All-in-One-Lösungen decken alle Bereiche von der Fahrzeugverwaltung bis zum Reporting ab, Speziallösungen konzentrieren sich auf einzelne Aufgaben wie GPS-Tracking oder die Führerscheinkontrolle.

Die meisten Anbieter setzen heute auf cloudbasierte Systeme, die auf jedem Gerät (PC, Laptop, Tablet, Smartphone) funktionieren und durchschnittlich 2-15 Euro pro Fahrzeug monatlich kosten. Der Vorteil von Cloudsoftware ist, dass diese nicht installiert werden muss und in praktisch jedem Browser läuft. Somit funktioniert solche Software komplett geräteunabhängig.

Grundfunktionen moderner Fuhrparksoftware

Eine moderne Fuhrparksoftware bietet drei Kernbereiche: Fahrzeugverwaltung mit Vertragsmanagement, Termine mit Erinnerungsfunktion für anstehende Wartungen und Kündigungsfristen sowie eine Darstellung der laufenden Kosten.

Zusatzfunktionen, die nur bei Bedarf nötig sind:

• Telematik-Integration für automatische Fahrtenbücher und GPS-Tracking
• mobile Apps für Fahrer zur Schadensmeldung
• FührerscheinkontrolleSchadenmanagement

Sie wollen als Fuhrparkmanager Ihre Aufgaben von Beginn an zuverlässig erledigen?

LeasingCockpit ersetzt das typische Excel- und Notizen-Chaos durch eine einfache, verständliche Oberfläche. Die Cloudsoftware eignet sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Fuhrparkkosten immer vor Augen haben müssen.

Die Software erfasst Vertragsdetails automatisch: monatliche Zahlungen, Serviceintervalle und Kündigungsfristen. Sie fotografieren einfach den Vertrag mit dem Smartphone oder laden das PDF hoch. Den Rest übernimmt LeasingCockpit. So vergessen Sie keinen Termin, auch nicht die näherrückende Leasing Rückgabe.

Das Dashboard zeigt alle relevanten Kennzahlen auf einen Blick: Fahrzeuge, Objekte, monatliche Kosten für Finanzierungen und Versicherungen. Automatische Erinnerungen an Vertragsfristen und Kündigungstermine sichern Sie in Ihrer Verantwortlichkeit als Fuhrparkmanager ab.