Poolfahrzeuge erfolgreich verwalten: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Unternehmer

Damit sich die Vorteile der Poolfahrzeuge nicht in bürokratischem Aufwand verlieren, ist eine klare Struktur bei der Verwaltung und Organisation nötig. Hier finden Sie einen Leitfaden, der Ihnen genau zeigt, worauf es bei Vertragsverwaltung, Schlüsselverwaltung, Wartung und Buchung ankommt.

Poolfahrzeuge verwalten und Leasingverträge im Griff behalten

• Vertragslaufzeiten und Konditionen im Blick haben: Erfassen Sie alle relevanten Vertragsdaten an einem zentralen Ort: Laufzeiten, Kilometerbegrenzungen, monatliche Kosten und eventuelle Sondervereinbarungen. So vermeiden Sie ungewollte Mehrkosten, wenn ein Fahrzeug das Kilometerlimit überschreitet oder ein Leasingvertrag automatisch verlängert wird.
• Rechtzeitig Vertragsverlängerungen oder -wechsel planen: Behalten Sie das Ende der Leasinglaufzeiten im Blick und entscheiden Sie früh, ob Sie ein Fahrzeug weiter leasen, ein neues Modell benötigen oder die Flotte verkleinern. Automatische Erinnerungen – sei es per Kalendersystem oder durch eine Fuhrpark Software – helfen Ihnen dabei, keine Fristen zu verpassen.
• Kosten kontrollieren: Prüfen Sie regelmäßig, ob die Leasingrate und die Nutzungskosten noch zu Ihrem Bedarf passen. Falls sich die Anforderungen im Unternehmen ändern, kann es sinnvoll sein, einen bestehenden Vertrag anzupassen oder bei der nächsten Verlängerung bessere Konditionen auszuhandeln.

Nutzungsvereinbarungen mit Mitarbeitern treffen

Damit Ihre Mitarbeiter die Poolfahrzeuge verantwortungsvoll nutzen, braucht es klare Regeln:

• Wer darf die Fahrzeuge nutzen? Definieren Sie, welche Mitarbeiter auf die Poolfahrzeuge zugreifen dürfen und ob es Einschränkungen gibt, z. B. nur für geschäftliche Fahrten oder ab einer bestimmten Position im Unternehmen.
• Verbindliche Regeln für Nutzung und Pflege: Legen Sie fest, dass die Fahrzeuge ordnungsgemäß behandelt werden – inklusive Tanken, Reinigung und Melden von Schäden. Eine kurze, schriftliche Nutzungsvereinbarung sorgt dafür, dass sich jeder Mitarbeiter der Verantwortung bewusst ist.
• Haftung und Eigenbeteiligung regeln: Was passiert, wenn ein Mitarbeiter einen Schaden verursacht? Übernimmt das Unternehmen die Kosten oder gibt es eine Selbstbeteiligung?
• Rückgabe und Schlüsselverwaltung festlegen: Definieren Sie klare Abläufe, wann und wie ein Fahrzeug zurückgegeben wird. Dazu gehört auch die Schlüsselverwaltung: Ist eine Dokumentation erforderlich? Gibt es feste Rückgabezeiten? Wer kontrolliert den Zustand der Fahrzeuge?

Schlüsselverwaltung organisieren

• Zentrales Schlüsselsystem aufbauen: Schlüsselkasten, Tresor mit PIN-Code oder elektronisches Schließsystem – wichtig ist, dass es für alle verständlich ist. Denken Sie dabei an die Erreichbarkeit: Wie können Mitarbeiter die Schlüssel außerhalb der Bürozeiten erhalten?
• Ausgabe- und Rückgabeprozess: Sorgen Sie für klare Regeln, wann und wie ein Fahrzeugschlüssel abgeholt und zurückgegeben wird. Das kann zum Beispiel über eine Software oder ein Logbuch geschehen. Wichtig ist, dass die Verantwortung für den Schlüssel immer dokumentiert wird.
• Verluste und Schäden managen: Legen Sie unbedingt fest, was passiert, wenn ein Schlüssel verloren geht. Wer kommt für die Kosten auf? Gibt es einen Ersatzschlüssel und wo wird dieser aufbewahrt?

Wartungstermine bei der Poolfahrzeugsverwaltung

• Übersicht über alle Wartungsintervalle: Sammeln Sie die jeweiligen Wartungsdaten – abhängig von den Kilometerständen oder Zeitintervallen – zentral. So lässt sich auf einen Blick erkennen, wann der nächste Service ansteht.
• Automatisierte Erinnerungen nutzen: Lassen Sie sich automatisch an anstehende Wartungen erinnern. Dies kann z.B. in einer Software für Fuhrpark-Management erfolgen.
• Verantwortlichkeiten klären: Benennen Sie einen Fahrzeugverantwortlichen, der die Wartung im Auge behält. Diese Person stimmt sich mit den Werkstätten ab und legt die Termine so, dass der Betriebsablauf nicht gestört wird.

Buchung der Poolfahrzeuge durch die Mitarbeiter

• Buchungstool oder Kalender: Mit einer Excel-Liste, einem geteilten Online-Kalender oder einem Buchungstool finden Ihre Mitarbeiter ein freies Fahrzeug und können es buchen.
• Verfügbarkeit einsehen: Sorgen Sie dafür, dass jeder Mitarbeiter sehen kann, welche Zeiten bereits geblockt sind und welche Fahrzeuge noch frei sind.
• Nutzungsregeln: Wann und für welche Zwecke dürfen die Fahrzeuge reserviert werden?

Die richtige Software zur Verwaltung der Poolfahrzeuge

Nur selten kommen mehrere Poolfahrzeuge gleichzeitig ins Unternehmen. Stattdessen wächst die Flotte meist schrittweise, sodass jeder einzelne Vertrag und dessen Fristen einzeln im Überblick gehalten werden müssen.

Diese Pflichten umfassen die Wartungs- und Inspektionstermine, Hauptuntersuchung, Rückgabetermine und Kündigungsfristen. Bereits bei einem kleinen Flottenpool stehen über das laufende Jahr hinweg etliche Einzeltermine an.

LeasingCockpit erinnert Sie rechtzeitig und automatisch an die anstehenden Termine. So bleibt genug Zeit dafür, einen Werkstatttermin zu vereinbaren oder Verträge zu kündigen. Teure Überschreitungen oder ungewollte Vertragsverlängerungen fallen somit weg.