Das Tageskontrollblatt richtig einsetzen und archivieren

Lenk- und Ruhezeiten müssen zur Sicherheit im Verkehr eingehalten werden. Zur Dokumentation der Zeiten kommt ein Tageskontrollblatt zum Einsatz.

Das Wichtigste zum Tageskontrollblatt in Kürze:

• Ein Tageskontrollblatt ist für Fahrzeuge zwischen 2,8 und 3,5 Tonnen ohne digitalen Tachografen gesetzlich vorgeschrieben.
• Fahrer müssen jeden Arbeitstag ihre Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten vollständig im Tageskontrollblatt eintragen.
• Tageskontrollblätter müssen 28 Tage lang im Fahrzeug mitgeführt werden.
• Unternehmen sind verpflichtet, die Blätter mindestens ein Jahr lang zu archivieren.
• Fehlende oder falsche Einträge können zu Bußgeldern für Fahrer und Unternehmer führen.
• Ab dem 1. Juli 2026 gilt die Pflicht auch für Fahrzeuge ab 2,5 Tonnen im grenzüberschreitenden Verkehr.

Was ist ein Tageskontrollblatt?

Ein Tageskontrollblatt ist ein Formular, mit dem Fahrer ihre täglichen Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten dokumentieren. Es ist verpflichtend für Fahrzeuge mit einem zulässigen Gesamtgewicht zwischen 2,8 und 3,5 Tonnen, wenn kein digitaler Tachograf verbaut ist.

Die Pflicht zum Führen der Tageskontrollblätter gilt für gewerblich genutzte Transporter und Lkw in diesem Gewichtsbereich. Die Fahrer müssen das Blatt an jedem Arbeitstag lückenlos ausfüllen und mitführen.

Ab dem 1. Juli 2026 wird die Pflicht ausgeweitet: Dann müssen auch Fahrzeuge ab 2,5 Tonnen, die grenzüberschreitend eingesetzt werden, ihre Lenk- und Ruhezeiten aufzeichnen. Dies erfolgt entweder über einen Tachografen oder, falls nicht vorhanden, per Tageskontrollblatt.

Ausfüllhilfe: Welche Angaben müssen im Tageskontrollblatt stehen?

Ein Tageskontrollblatt muss alle Daten enthalten, die den Arbeitstag eines Fahrers nachvollziehbar machen. Jeder Eintrag dient als Nachweis bei Kontrollen:

• Persönliche Daten: Name und Vorname des Fahrers, Geburtsdatum. Tragen Sie immer Ihren vollständigen Namen ein, damit das Blatt eindeutig zugeordnet ist.
• Fahrzeugdaten: Kennzeichen, Kilometerstand zu Beginn und am Ende des Arbeitstags. Notieren Sie das amtliche Kennzeichen. Falls Sie das Fahrzeug wechseln, dann beginnen Sie ein neues Blatt für jenes Fahrzeug.
• Datum und Einsatzort: Tag, Beginn der Fahrt, Standort bei Arbeitsaufnahme. Tragen Sie immer Ihren vollständigen Namen ein, damit das Blatt eindeutig zugeordnet ist.
• Lenkzeiten: Beginn, Ende und Dauer jeder Fahrt. Erfassen Sie jede Fahrt mit Start- und Endzeit. Beispiel: 08:15–09:05 Uhr. Tragen Sie jede Fahrt einzeln ein.
• Arbeitszeiten: Zeiten für Be- und Entladung, Wartung, Büro- oder Nebenarbeiten. Geben Sie die Uhrzeit an, wann Sie Ihre Tätigkeit aufnehmen und wann Sie sie beenden, unabhängig davon, ob Sie fahren oder andere Arbeiten erledigen.
• Bereitschaftszeiten: Phasen, in denen der Fahrer einsatzbereit, aber nicht aktiv tätig ist. Halten Sie Zeiten fest, in denen Sie nicht fahren, aber dienstlich gebunden sind, etwa beim Be- oder Entladen, im Wartebereich oder in der Werkstatt.
• Ruhezeiten und Pausen: Zeitpunkt und Dauer von Unterbrechungen und Ruhephasen.
• Besondere Vorkommnisse: Eintragungen zu Unterbrechungen, Störungen oder Fahrzeugwechseln. Vermerken Sie Abweichungen oder Ereignisse, zum Beispiel Unfall, Kontrolle, technische Probleme oder Fahrerwechsel.

Alle Angaben müssen vollständig, gut lesbar und taggenau eingetragen werden. Unvollständige oder unklare Blätter gelten bei einer Kontrolle als nicht geführt.

Worauf wird das Tageskontrollblatt in einer Kontrolle überprüft?

Bei Kontrollen prüft die Polizei oder das Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM), ob Ihre Tageskontrollblätter ordnungsgemäß geführt sind. Rechnen Sie mit folgenden Punkten:

• 28-Tage-Nachweise: Sie müssen für die letzten 28 Kalendertage alle Tageskontrollblätter mitführen und auf Verlangen vorzeigen.
• Vollständige Einträge: Jeder Tag muss dokumentiert sein, auch wenn Sie nicht gefahren sind, sondern andere Tätigkeiten ausgeführt haben.
• Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit: Die Angaben müssen klar erkennbar sein. Durchgestrichene oder unleserliche Einträge gelten als Fehler.
• Zeitblöcke: Lenkzeiten, Arbeitszeiten, Pausen und Bereitschaftszeiten müssen eindeutig voneinander getrennt und mit Uhrzeiten versehen sein.
• Fahreridentität: Ihr Name und das Fahrzeugkennzeichen müssen angegeben sein, damit das Blatt eindeutig zugeordnet werden kann.

Wie muss das Tageskontrollblatt aufbewahrt und mitgeführt werden?

Fahrer müssen die Tageskontrollblätter der letzten 4 Wochen im Fahrzeug mitführen, Unternehmen müssen die Originale mindestens ein Jahr lang archivieren.

• Mitführpflicht: Bei einer Kontrolle durch Polizei oder BALM müssen die letzten 28 Tage sofort vorgelegt werden können.
• Archivierungspflicht: Unternehmen bewahren die Blätter mindestens ein Jahr lang auf; in vielen Fällen ist eine längere Aufbewahrung empfehlenswert.
• Verantwortung: Der Fahrer ist für die täglichen Eintragungen verantwortlich, das Unternehmen für Kontrolle und Archivierung.

Wann sollte das Tageskontrollblatt länger als ein Jahr archiviert werden?

Eine längere Archivierung über die gesetzlich vorgeschriebenen 12 Monate hinaus ist sinnvoll, wenn:

• Arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen möglich sind, zum Beispiel Streit um Überstunden oder Ruhezeiten.
• Haftungsfragen nach Unfällen entstehen können, bei denen Nachweise zu Lenk- und Ruhezeiten wichtig sind.
• Betriebsprüfungen oder Kontrollen durch Behörden zeitlich weiter zurückreichen (teilweise bis zu zwei Jahre).
• Interne Auswertungen zur Planung, Auslastung oder Kostenkontrolle erfolgen sollen.

Was ist die gesetzliche Grundlage für das Tageskontrollblatt?

Die Pflicht zum Tageskontrollblatt ergibt sich aus der Fahrpersonalverordnung (FPersV). Diese schreibt vor, dass Fahrer ihre Zeiten schriftlich erfassen müssen, wenn kein digitaler Tachograf vorgeschrieben oder vorhanden ist.

Die Vorgaben zur Dauer von Lenk- und Ruhezeiten stammen aus der EU-Verordnung 561/2006. Die Fahrpersonalverordnung legt fest, wie diese Regeln in Deutschland praktisch umgesetzt werden.

Welche Ausnahmen gelten für Tageskontrollblätter?

Die Fahrpersonalverordnung (FPersV) nennt Ausnahmen, bei denen auf die Dokumentation mittels Tageskontrollblatt verzichtet werden darf:

• Handwerk und Baugewerbe: Fahrzeuge bis 3,5 Tonnen, die Material, Ausrüstung oder Maschinen transportieren, dürfen ohne Tageskontrollblatt fahren, solange der Einsatz im Umkreis von 100 Kilometern um den Betrieb erfolgt.
• Land- und Forstwirtschaft: Fahrzeuge, die ausschließlich für landwirtschaftliche Zwecke genutzt werden, sind von der Pflicht befreit.
• Werkstatt- und Prüfungsfahrten: Fahrzeuge, die zur Reparatur, Wartung oder Prüfung bewegt werden, benötigen kein Tageskontrollblatt.
• Einsatzfahrzeuge: Polizei, Feuerwehr, Katastrophenschutz und ähnliche Dienste fallen nicht unter die Pflicht.
• Fahrten in der Nähe: Fahrten innerhalb eines Radius von 50 Kilometern vom Unternehmenssitz, die nicht dem Gütertransport im klassischen Sinn dienen, können ebenfalls ausgenommen sein.

Sobald das Fahrzeug für andere Zwecke eingesetzt wird oder die Distanzgrenzen überschritten werden, muss wieder ein Tageskontrollblatt geführt werden.

Kann ich das Tageskontrollblatt digital führen?

Tageskontrollblätter dürfen digital geführt werden. Die Fahrpersonalverordnung erlaubt die digitale Form, wenn diese Anforderungen erfüllt sind:

• Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen dürfen nicht möglich sein oder müssen lückenlos protokolliert werden.
• Vollständigkeit: Alle Pflichtangaben nach der FPersV müssen enthalten sein.
• Verfügbarkeit: Daten müssen bei einer Kontrolle sofort elektronisch oder als Ausdruck vorgelegt werden können.
• Aufbewahrung: Archivierung mindestens ein Jahr, besser bis zu zwei Jahre, in einem revisionssicheren System.
• Datenschutz: Speicherung muss die Vorgaben der DSGVO erfüllen, besonders bei Cloud-Lösungen.

Vorteile digitaler Tageskontrollblätter:

• Einträge lassen sich direkt am PC, Tablet oder Smartphone erfassen.
• Daten werden automatisch archiviert und können jederzeit exportiert werden.
• Fehler durch unleserliche Handschrift entfallen, vergessene Eintragungen werden durch automatische Erinnerungen reduziert.
• Unternehmen erhalten eine Gesamtübersicht über alle Fahrer und Fahrzeuge.

Was passiert, wenn das Tageskontrollblatt nicht geführt wird?

Wenn Sie das Tageskontrollblatt nicht korrekt führen, müssen Sie mit Bußgeldern rechnen. Die Sanktionen treffen sowohl den Fahrer als auch das Unternehmen.

• Für Fahrer: Fehlende oder unvollständige Eintragungen können mit Bußgeldern von bis zu 250 Euro pro Verstoß belegt werden.
• Für Unternehmer: Eine Verletzung der Pflicht zur Kontrolle und Archivierung zieht Bußgelder von bis zu 750 Euro pro Verstoß nach sich.
• Weitere Folgen: Bei wiederholten Verstößen drohen Punkte im Fahreignungsregister sowie strengere Kontrollen durch Behörden.

Da die Fahrpersonalverordnung die Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten sicherstellen soll, werten Aufsichtsbehörden Verstöße regelmäßig streng. Schon formale Fehler wie unleserliche oder nicht rechtzeitig ausgefüllte Blätter können zu Sanktionen führen.

Abschluss: Tageskontrollblatt in Ihrem Unternehmen

Mit den Tageskontrollblättern dokumentieren Ihre Fahrer die Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten, wenn kein digitaler Tachograf vorgeschrieben ist. Fahrer müssen die Blätter täglich ausfüllen und die Nachweise der letzten 28 Tage im Fahrzeug mitführen. Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, die Originale mindestens ein Jahr zu archivieren.

Ausnahmen gelten nur in klar definierten Fällen, etwa für bestimmte Handwerks- und Bauunternehmen im 100-Kilometer-Radius oder für landwirtschaftliche Fahrzeuge. Fehlerhafte oder fehlende Aufzeichnungen führen zu Bußgeldern für Fahrer und Arbeitgeber.

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