Vertragsmanagement-Software Vergleich 2025

Ungewollte Vertragsverlängerungen, schmerzhafte Strafzahlungen und verpasste Kündigungsfristen – eine Software für Vertragsmanagement soll diese Probleme lösen. Sie soll Unternehmer und deren Team dabei unterstützen, Verträge übersichtlich zu organisieren, Fristen im Blick zu behalten und Excel-Listen sowie händische Planungen hinter sich zu lassen. Wir stellen in diesem Artikel geeignete Software für die Verwaltung von Verträgen vor und zeigen, für welche Unternehmensgrößen sie geeignet sind.

Klare Vorteile einer Vertragsmanagement-Software

Gerade in Unternehmen mit vielen laufenden Verträgen kann die manuelle Verwaltung schnell unübersichtlich und fehleranfällig werden. Denn die Vertragsverwaltung umfasst in der Regel mehr als nur die Terminierung von Kündigungen.

Oft werden bereits während der Laufzeit wichtige Verpflichtungen fällig, so wie es beispielsweise bei Leasingverträgen in Form von Wartungs- und Serviceterminen der Fall ist.

Eine spezialisierte Vertragsmanagement-Software schafft hier Abhilfe. Sie hilft Ihnen, alle Vertragsanforderungen zu erfüllen, wichtige Zeitpunkte rechtzeitig vor Augen zu haben und somit das Auflaufen unnötiger Kosten zu vermeiden.

• Überblick erhalten: Alle Verträge an einem Ort. Laufzeiten, Fristen und Vertragspartner jederzeit griffbereit.
• Strafen verhindern: Automatisierte Erinnerungen verhindern, dass wichtige Termine und Vertragspflichten übersehen werden.
• Kostenkontrolle: Übersichten in der Software zeigen alle laufenden Kosten von bestehenden Verträgen auf.
• Verwaltungsaufwand minimieren: Automatisierte Vertragserkennung und frühzeitige Terminerinnerungen reduzieren den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben erheblich.

Da Verträge kaum je parallel laufen, sondern jeweils eigene Termine, Kündigungszeitpunkte und Verpflichtungen mitbringen, kann selbst eine geringe Anzahl von Verträgen schnell unübersichtlich werden. Daher gilt für kleine und größere Unternehmen gleichermaßen, dass eine Vertragsmanagement-Software erheblich dabei hilft, den internen Aufwand zu reduzieren.

1. LeasingCockpit: Die beste Lösung für Fuhrpark-Vertragsmanagement

LeasingCockpit ist speziell auf das Vertragsmanagement im Fuhrpark zugeschnitten und bietet Unternehmen eine benutzerfreundliche und leistungsstarke Plattform, um Fahrzeugverträge optimal zu verwalten. Hier sind die wichtigsten Vorteile:

• Zentrale Verwaltung: LeasingCockpit ermöglicht eine übersichtliche Organisation aller Leasingverträge, Versicherungen und Wartungsverträge an einem zentralen Ort.
• Fristenmanagement: Automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen sorgen dafür, dass keine Vertragsfristen übersehen werden und Verträge rechtzeitig verlängert oder gekündigt werden können.
• Kostenkontrolle: Durch die detaillierte Übersicht über Vertragslaufzeiten, Restlaufzeiten und -kosten lässt sich der Fuhrpark effizient und kostensparend betreiben.
• Benutzerfreundlichkeit: Dank der intuitiven Oberfläche ist LeasingCockpit auch für kleinere Unternehmen ohne umfangreiche IT-Kenntnisse leicht zu bedienen.
• Skalierbarkeit: Ob kleiner Fuhrpark oder wachsendes Unternehmen – LeasingCockpit passt sich flexibel den Anforderungen an und kann jederzeit erweitert werden.

LeasingCockpit überzeugt mit seiner klaren Spezialisierung auf Fuhrpark-Management und ermöglicht Unternehmen eine optimale Kontrolle über ihre Fahrzeugverträge. Weiter unten in diesem Artikel erhalten Sie weitere Informationen zu LeasingCockpit als Spezialisten für Leasing-Vertragsmanagement.

Preisgestaltung:
LeasingCockpit bietet einen Fixpreis, der unabhängig der Unternehmens- und Flottengröße gilt. Für 49 € (netto) im Monat sind alle Funktionen vollständig enthalten. Ein Rabatt von 15 % ist bei jährlicher Zahlung erhältlich.

2. DocuWare: Umfangreiche Vertragsmanagement-Lösung

DocuWare ist eine führende Lösung im Dokumenten- und Vertragsmanagement. Unternehmen können Verträge digital speichern, verwalten und Vertragsfristen automatisch überwachen lassen. Die umfangreichen Funktionen, so wie das Rechnungsmanagement, machen DocuWare besonders für große Organisationen mit vielfältigen Anforderungen interessant. Das Angebot richtet sich neben Logistik- und Transportunternehmen auch an Produzenten, das Gesundheitswesen und die öffentliche Verwaltung.

Vorteile:

• Digitale Archivierung und Fristenmanagement
• Flexible Anpassung für verschiedene Branchen
• Umfangreiche Integrationen

Nachteile:

• Komplexe Einrichtung, weniger benutzerfreundlich für kleinere Unternehmen

Preisgestaltung:
Die Preise legt DocuWare online nicht offen. Eine Testversion kann über die Website angefordert werden.

3. ContractHero: Einfaches Vertragsmanagement mit Fokus auf Übersichtlichkeit

ContractHero richtet sich an große Unternehmen und Konzerne, die auf der Suche nach einer umfassenden Vertragsmanagementsoftware sind. Bestandteil ist unter anderem eine Analysefunktion für die zahlenbasierte Entscheidungsfindung. Der Anbieter spricht mit seinen Funktionen auch gezielt Rechts- und Finanzabteilungen an. Die Implementierung wird mit 20 Tagen bis zum Go-Live beworben.

Vorteile:

• Einfache Einrichtung und Bedienung
• Automatische Fristenüberwachung
• Cloud-basierte Lösung

Nachteile:

• Weniger leistungsfähig für größere Fuhrparks mit vielen Verträgen

Preisgestaltung:
ContractHero legt die Preise online nicht offen, gliedert sein Angebot in drei Stufen und bietet Demoversionen an.

4. Coupa: Leistungsstarke Vertragsverwaltung für größere Unternehmen

Coupa ist eine umfassende Lösung für das Beschaffungs- und Vertragsmanagement und richtet sich vor allem an größere Unternehmen mit komplexen Anforderungen. Coupa bietet zahlreiche Tools zur Automatisierung und Kontrolle von Verträgen, einschließlich Integrationen in Finanzsysteme. Die Software bietet Echtzeit-Einblicke in den Cashflow des Unternehmens, vielfältige Dashboards und richtet sich unter anderem an Unternehmen aus der Automobilbranche, Versicherungen, den öffentlichen Sektor und Technologieunternehmen.

Vorteile:

• Leistungsstark und flexibel für große Unternehmen
• Umfassende Automatisierungsmöglichkeiten
• Integration in Finanzsysteme und ERP-Tools

Nachteile:

• Keine spezifische Fuhrparkverwaltung
• Hoher Preis und komplexe Einrichtung

Preisgestaltung:
Die Preise von Coupa sind auf Anfrage erhältlich.

4. fynk

fynk bietet eine Lösung, die den gesamten Lebenszyklus von Verträgen automatisiert. Dabei wird auf KI-gestützte Prozesse gesetzt und die Erstellung, Bearbeitung, Prüfung, Genehmigung und elektronische Signatur von Verträgen in einer Plattform gebündelt. Die Software bietet Kontrolle über alle Vertragsprozesse, was insbesondere für Unternehmen mit hohem Vertragsaufkommen von Vorteil ist.

Vorteile:

• Automatisierung des Vertragslebenszyklus
• KI-gestützte Prozesse für die Verwaltung
• Benutzerfreundliche Oberfläche

Nachteile:

• Möglicherweise höhere Kosten aufgrund erweiterter Funktionen
• Einarbeitungszeit für die Nutzung der KI-Funktionen in der Regel erforderlich

Preisgestaltung:
Die Preise von fynk erstrecken sich über mehrere Stufen, beginnend bei 89 € bis 379 € monatlich und einer zusätzlichen Pro-Version mit Preis auf Anfrage.

5. ContractWorks

ContractWorks ist eine einfach zu bedienende Vertragsmanagement-Software mit schneller Implementierung. Sie bietet Funktionen wie digitale Signaturen, Dokumentenspeicherung und automatische Erinnerungen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Verträge zu verwalten.

Vorteile:

• Schnelle Implementierung
• Transparente Preise ab 700 $ im Monat
• Rund-um-die-Uhr-Support

Nachteile:

• zu komplexe Funktionsvielfalt für kleine Unternehmen
• hoher Preis

Preisgestaltung:
Die Pakete von ContractWorks teilen sich auf drei Preisstufen: 700, 900 und 2.000 $ pro Monat.

Tipps für die Auswahl einer Vertragsmanagement-Software

Die richtige Vertragsmanagement-Software kann nicht nur Prozesse vereinfachen, sondern auch Zeit und Kosten sparen. Damit die Wahl der passenden Lösung gelingt, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Vertragsverwaltung: Übersichtliche Darstellung des Inhalts laufender Verträge sowie zugehöriger Daten.
• Termine: Rechtzeitige Meldungen/Warnungen zu anstehenden Terminen
• Finanzen: Anzeige aktueller Vertragskosten pro Monat, so wie es für Leasingverträge wichtig ist.
• Preis: Prüfen Sie, ob der Preis für die Software an die Anzahl Ihrer Verträge gekoppelt ist, oder ein monatlicher Festpreis angeboten wird.
• Benutzerfreundlichkeit: Die Software einiger Anbieter muss nicht installiert werden, sondern läuft direkt im Browser. Außerdem kann eine zu groß angelegte Software kleinere Unternehmen mit zu vielen Funktionen unnötig überfordern.

Fazit: LeasingCockpit – Die beste Wahl für Fuhrpark-Vertragsmanagement

LeasingCockpit bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen eine Vertragsmanagement-Software, deren Kosten unabhängig von der Vertragsanzahl ist. Der Preis steigt also nicht, sobald neue Verträge hinzukommen.

Mit der Software lassen sich alle Vertragsdaten per Foto ins System überführen – die Erkennung erfolgt dabei automatisch. Die Kennzahlen laufender Verträge, Pflichten und wichtige Zeitpunkte werden in einer Übersicht dargestellt. LeasingCockpit meldet verlässlich anstehende Termine und warnt vor wichtigen Fristsachen. Auch alle monatlichen Vertragskosten werden im Dashboard angezeigt.

Dashboard: Schneller Überblick zum aktuellen Stand

Erhalten Sie sich einen schnellen Überblick über alle relevanten Kennzahlen Ihrer Verträge. Navigieren Sie für mehr Details intuitiv zu einzelnen Verträgen sowie Fahrzeugen und Objekten. Bei jeder Anmeldung im LeasingCockpit fasst das Dashboard aus allen hochgeladenen Verträgen die wichtigsten Daten und Meldungen zusammen. Manuelle Notizen, Erinnerungen und das Wühlen in den Unterlagen gehören damit der Vergangenheit an.

Jetzt kostenlos testen

Alle Funktionen & Vorteile des Cockpits



Vertragsverwaltung

Über die Schaltfläche „Verträge“ öffnet sich eine Übersicht aller Verträge mit allen wesentlichen Daten und Kennzahlen auf einen Blick. Klicken Sie auf einzelne Verträge, um alle Details dazu inklusive verknüpfter Fahrzeuge zu öffnen.



Fuhrparkübersicht

Genau wie bei den Verträgen gibt Ihnen das Cockpit auch eine Übersicht aller einzelnen Fahrzeuge und Objekte Ihres Fuhrparks. Auch hier können Sie jeden Eintrag anklicken, um die Detailansicht mit allen Daten und Kennzahlen aufzurufen.



Fristgerechte Meldungen

Wenn Sie Vertragslaufzeiten überschreiten, wird’s üblicherweise teuer. Das LeasingCockpit bewahrt Sie davor, indem Sie rechtzeitige Meldungen zu auslaufenden Verträgen erhalten und entsprechend handeln können.



Summe aller Raten

Direkt im Dashboard finden Sie eine Summe aller Raten zu Ihren Leasingverträgen und Finanzierungen. So erfassen Sie mit einem Blick, wie hoch die monatlichen Grundkosten Ihres Fuhrparks sind, und gewinnen finanzielle Sicherheit.



Chronologischer Zeitstrahl

Bleiben Sie immer up-to-date zu Vorgängen wie Schadens- oder Kilometerstands-Meldungen.



Cloud statt PC-Programm

Greifen Sie jederzeit von überall und mit jedem internetfähigen Endgerät auf Ihre Verträge zu.



Anfragen erstellen

Fuhrpark-Erweiterung geplant? Nutzen Sie das intuitive Anfragen-Tool des LeasingCockpits.

Vergleich von Vertragsmanagement-Software – Häufige Fragen und Antworten

Was ist eine Vertragsmanagement-Software?

Eine Software zur Verwaltung von Verträgen, die den gesamten Vertrag digital abbildet, von der Erstellung bis zur Kündigung.

Welche Vorteile bietet eine Vertragsmanagement-Software?

Sie vereinfacht die Verwaltung, hilft Fristen einzuhalten und schützt Unternehmen vor Strafzahlungen.

Für welche Unternehmen lohnt sich der Einsatz?

Für Unternehmen jeder Größe, die ihre Vertragsverwaltung von händischer Bearbeitung lösen und strukturierter gestalten möchten.

Kann ich die Software vor dem Kauf testen?

Viele Anbieter stellen Testversionen oder kostenlose Demoversionen zur Verfügung. Hier können Sie LeasingCockpit für 14 Tage unverbindlich testen.