Vertragsmanagement: Grundlagen, Guide & Software

Vor dem Abschluss eines Vertrages und lange danach müssen sich Unternehmen mit ihren Verträgen beschäftigen. Welche wichtigen Aufgaben dem Vertragsmanagement zufallen und auf welche Personen diese verteilt werden können, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel. Wir klären auch, welche Software das Vertragsmanagement vereinfachen kann.
Aufgaben und Inhalte des Vertragsmanagements im Unternehmen
Vertragserstellung und -verhandlung
- Erstellen von Vertragsentwürfen auf Basis rechtlicher und inhaltlicher Vorgaben.
- Abstimmung zwischen den beteiligten Fachabteilungen und gegebenenfalls mit externen Partnern (z. B. Anwälten oder Beratern).

Überwachung von Fristen und Terminen
- Rechtzeitiges Erkennen von Kündigungsfristen, Verlängerungsoptionen oder Stichtagen

Dokumenten- und Informationsmanagement
- Zentralisierung aller Vertragsdokumente an einem sicheren Ort.
- Überwachung von Änderungen, Versionen und Berechtigungen, damit alle relevanten Stakeholder auf den gleichen Stand zugreifen können.

Risikomanagement und Compliance
- Identifikation von Risiken (z. B. Haftungsrisiken, Datenschutzanforderungen, regulatorische Vorgaben).
- Sicherstellen, dass die Verträge im Einklang mit internen Richtlinien und gesetzlichen Vorschriften stehen.

Reporting und Controlling
- Laufende Überprüfung der Performance der Vertragsbeziehungen (z. B. bei Lieferantenverträgen die Einhaltung von Service-Level-Agreements).
- Erstellen von Auswertungen und Berichten zu vertragsrelevanten Kennzahlen wie Zahlungsströmen, Vertragsvolumen oder Einsparpotenzialen.

Vertragsbeendigung oder -verlängerung
- Vorbereitung von Neuverhandlungen
- Entscheidung über die Verlängerung oder Beendigung von Verträgen, inklusive aller damit verbundenen Folgemaßnahmen (Rückgabe von Geräten, Regelung von Rechten und Pflichten etc.).

Wichtige Fachbegriffe im Vertragsmanagement
- SLA (Service Level Agreement): Vertragsbestandteil, der bestimmte Leistungsparameter definiert (z. B. Verfügbarkeit, Reaktionszeiten).
- KPI (Key Performance Indicator): Leistungskennzahlen, die Sie zur Bewertung der Einhaltung und Effektivität von Verträgen heranziehen können.
- Compliance: Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Richtlinien. Im Vertragskontext besonders relevant bei Datenschutz- oder Finanzaufsichtsregelungen.
- Fristenkontrolle: Kontrolle von Vertragslaufzeiten, Verlängerungs- und Kündigungsterminen.
- Change Request: Änderung oder Ergänzung eines bestehenden Vertrags, die schriftlich festgehalten werden muss (z. B. durch Nachträge oder Addendums).
- Due Diligence: Gründliche Prüfung (z. B. bei Übernahmen oder wichtigen Partnerschaften), bei der auch bestehende Verträge auf Risiken und Chancen untersucht werden.

Rollen und Zuständigkeiten im Vertragsmanagement
Vertragsmanager
Hauptverantwortlich für die Verwaltung, Umsetzung und Kontrolle der vertraglichen Vereinbarungen. Er oder sie behält den Überblick über Fristen, Risiken, Kosten und Pflichten.
Rechtsabteilung
Prüft Verträge rechtlich und unterstützt bei komplexen rechtlichen Fragestellungen oder Streitfällen. Erstellt Mustervorlagen und Klauselbibliotheken, um Einheitlichkeit und Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Einkauf
Verantwortlich für Beschaffungsverträge mit Lieferanten (z. B. von Rohstoffen, Dienstleistungen). Enge Zusammenarbeit mit dem Vertragsmanagement, insbesondere hinsichtlich der Konditionen und Vertragsoptimierung.
Fachabteilungen (z. B. IT, Marketing)
Geben Input zu fachlichen Anforderungen, die im Vertrag berücksichtigt werden müssen, z.B. bei Softwareverträgen die technischen Spezifikationen oder beim Marketing die Kooperationsvereinbarungen.
Finanzabteilung / Controlling
Überwacht die finanziellen Aspekte, kalkuliert Budgets und prüft Einsparungspotenziale. Stellt sicher, dass Zahlungsströme korrekt abgebildet sind und alle Abteilungen informiert bleiben.
Geschäftsführung / Management
Trifft die finalen Entscheidungen über Vertragsabschlüsse, -verlängerungen oder -kündigungen. Legt strategische Ziele fest, die sich in der Vertragsgestaltung niederschlagen.

Technische Unterstützung und Software im Vertragsmanagement
Je kleiner ein Unternehmen ist, desto mehr der zuvor genannten Rollen fallen wenigen oder einer Person bzw. der Geschäftsführung zu. Die Aufgaben und Pflichten im Vertragsmanagement sind dann ohne geeignete Software kaum noch zu bewältigen. Ähnliches gilt für mittlere und große Unternehmen, die zwar personell stärker aufgestellt sind, in denen jedoch auch die Aufgabenfülle entsprechend größer ist.
Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)
Beispiel: SharePoint, DocuWare oder M-Files
Ermöglichen das strukturierte Ablegen und Wiederfinden von vertragsrelevanten Dokumenten. DMS-Lösungen bieten häufig Zugriffskontrollen, Versionierung und Integrationen in andere Systeme.
E-Signatur-Tools
Beispiel: Skribble, DocuSign, Adobe Sign, HelloSign
Beschleunigen und vereinfachen den Unterschriftsprozess rechtlich weitgehend anerkannt und sparen Zeit sowie Kosten für den Postweg.
Workflow-, Marketing und Projektmanagement-Tools
Beispiel: Marmind, Jira, Trello, Monday.com
Können für Teilprozesse genutzt werden, um Aufgaben zu verteilen und Fortschritte zu dokumentieren.
Business Intelligence (BI)-Tools
Beispiel: bimanu, Tableau, Power BI
Dienen zur Auswertung großer Datenmengen aus den Vertragsmanagement-Systemen, etwa für strategische Entscheidungsfindung und Prognosen.
Vertragsmanagement Software
Beispiel: LeasingCockpit, Icertis, Coupa, SAP Ariba, Agiloft, usw.
Sie unterstützt Sie beim Erstellen, Speichern und Überwachen von Verträgen.
Automatische Erinnerung an Fristen, integrierte Such- und Filterfunktionen sowie Workflow-Automatisierung sind typische Features.
Bereits in kleinen Unternehmen sind Excellisten und die Verwaltung mit Papierordnen eher Bremsen als Hilfsmittel im Vertragsmanagement. Diese händische Verwaltung ist zeitraubend und fehleranfällig. Doch gerade, wenn es um Vertragspflichten geht, dürfen Übertragungsfehler nicht passieren und Fristen nicht vergessen werden. Wenn es doch passiert, ist dies mindestens mit sehr viel Aufwand verbunden, in der Regel entsteht aber auch finanzieller Schaden.
Tipp: Unternehmen, die eine Vertragsmanagement-Software für Leasingverträge suchen, behalten mit LeasingCockpit immer den vollen Überblick. Lassen Sie LeasingCockpit Verträge automatisch scannen und erhalten Sie alle Vertragspflichten, Kosten und Fristen direkt ins Dashboard.
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Vertragsmanagement –
Häufige Fragen und Antworten
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Was ist Vertragsmanagement?
Vertragsmanagement umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags, von der Erstellung über die Verhandlung bis zur Verwaltung und Beendigung.
Warum ist Vertragsmanagement wichtig?
Ein professionelles Vertragsmanagement verhindert Vertragsrisiken, sichert rechtliche Konformität, optimiert Kosten und sorgt für die Steuerung von Vertragsbeziehungen.
Welche Unternehmen brauchen Vertragsmanagement?
Jedes Unternehmen, das regelmäßig Verträge mit Lieferanten, Kunden, Partnern oder Dienstleistern abschließt, profitiert von einem strukturierten Vertragsmanagement.
Was gehört zum Vertragsmanagement?
Es umfasst Vertragserstellung, Verhandlung, Fristenkontrolle, Dokumentation, Compliance-Überwachung, Vertragscontrolling, Risikomanagement und Vertragsverlängerung oder -beendigung.
Wer ist für Vertragsmanagement verantwortlich?
Je nach Unternehmensgröße sind Geschäftsleitung, Vertragsmanager, Rechtsabteilungen, Einkauf, Controlling, Fachabteilungen oder externe Berater für das Vertragsmanagement zuständig.
Was ist der Unterschied zwischen Vertragsmanagement und Vertragsadministration?
Vertragsadministration fokussiert sich auf die Speicherung und Pflege von Vertragsdaten, während Vertragsmanagement auch strategische Steuerung, Verhandlung und Risikomanagement umfasst.
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