Vertragsverwaltung: Überblick, passende Software & Tipps
Einen Vertrag abschließen und abheften reicht meist nicht aus, da auch während der Laufzeit immer wieder Pflichten und Fristen eingehalten werden müssen. Was eine funktionierende Vertragsverwaltung umfassen muss und wie sich der Aufwand reduzieren lässt, zeigen wir in diesem Artikel.
Was bedeutet Vertragsverwaltung? (Definition)
Mit Vertragsverwaltung ist die organisatorische und administrative Pflege Ihrer Verträge gemeint. Sie behalten alle Fristen, Laufzeiten, Konditionen und relevanten Daten im Blick und sorgen dafür, dass kein Dokument in Vergessenheit gerät.
Oft wird dieser Bereich mit dem umfassenderen Vertragsmanagement verwechselt. Vertragsmanagement schließt strategische Überlegungen zur Verhandlung, Gestaltung und Optimierung von Verträgen mit ein. Die Vertragsverwaltung hingegen fokussiert sich stärker auf das tägliche Handling – also die Ablage, Dokumentation und Überwachung der Verträge.
Unterschied zwischen Vertragsverwaltung und Vertragsmanagement:
Wenn Sie Verträge digital ablegen, Fristen im Kalender vermerken und regelmäßig an Verlängerungstermine erinnert werden, dann betreiben Sie eine Vertragsverwaltung.
Wenn Sie zusätzlich Angebote neu verhandeln oder die Auswirkungen auf Ihre Unternehmensstrategie berücksichtigen, erweitern Sie das Ganze bereits in Richtung Vertragsmanagement.
Welche Vorteile bringt eine durchdachte Vertragsverwaltung?
- Schneller finden, was Sie suchen: Das lange Durchsuchen von Ordnern nach Vertragsdetails entfällt. Ziel ist es, diese Information schneller bei der Hand zu haben.
- Teure Versäumnisse vermeiden: Verpassen Sie keine wichtigen Kündigungsfristen, Laufzeiten oder Optionen mehr.
- Kostenüberblick: Sobald mehrere Verträge parallel laufen, summieren sich auch die monatlichen Belastungen. Die Vertragsverwaltung behält diese Kosten immer im Blick.
- Rechtliche Sicherheit: Wenn Vertragspartner gegen Vereinbarungen verstoßen, ist es wichtig, schnell auf die vertraglichen Vereinbarungen zurückgreifen zu können – zum Schutz des eigenen Betriebes.
Welche Tätigkeiten gehören zur Vertragsverwaltung?
- Zentrale Erfassung: Jeder Vertrag sollte in einem einheitlichen System (digital oder analog) abgelegt sein, damit Sie alle Daten an einem Ort finden.
- Fristen- und Terminüberwachung: Sie wissen immer, wann ein Vertrag abläuft, verlängert oder gekündigt werden muss.
- Zugriff und Berechtigungen: Festlegung, wer welche Verträge sehen oder bearbeiten darf.
- Aktualität sicherstellen: Laufende Pflege von Daten wie Ansprechpartner, Vertragswerte oder Änderungen.
- Dokumentation von Änderungen: Jede neue Version, jede Anpassung – alles wird lückenlos festgehalten.
- Archivierung: Verträge müssen über eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden, um auch zu einem späteren Zeitpunkt darauf zugreifen zu können.
4 Tipps für eine erfolgreiche Vertragsverwaltung
Digitalisieren Sie Ihre Verträge:
Analoge Ordner sind zwar vertraut, aber jede Suche nach einem bestimmten Vertragsdetail bringt mit sich, das gesamte Vertragswerk durchblättern zu müssen.
Eine digitale Ablage – etwa in einer Software für Vertragsverwaltung – liefert Ihnen die gesuchten Details deutlich schneller.
Vertragsdaten einheitlich aufbereiten
Sorgen Sie dafür, dass der Inhalt jedes Vertrages nach einem wiedererkennbaren Muster hinterlegt wird.
Somit werden Verträge schnell vergleichbar und gesuchte Informationen lassen sich zuverlässig und schnell finden, da sie sich innerhalb des Systems immer an derselben Position befinden – ganz gleich, wie das ursprüngliche Dokument aufbereitet war.
Definieren Sie die Verantwortlichkeiten
Je nach Unternehmensgröße können entweder alle Verträge gesammelt verwaltet werden, oder die Verwaltung der Verträge wird auf den jeweiligen Abteilungen übertragen.
Wichtig ist, dass Klarheit darüber herrscht, wer für welche Verträge verantwortlich ist. Solange das nicht der Fall ist und sich jeder auf den anderen verlässt, kommt es unweigerlich zu Lücken.
Fristen im Kalender nachhalten
Gleich nach Vertragsabschluss sollten alle Termine, die daraus hervorgehen, so angelegt werden, dass diese nicht vergessen werden können. Planen Sie zwischen Erinnerung und dem eigentlichen Termin immer genügend zeitlichen Puffer ein.
Tipp: Einige Software zur Vertragsverwaltung bietet automatische Erinnerungen an anstehende Termine und Fristen.
Warum lohnt sich eine Software für Vertragsverwaltung?
Je mehr Verträge Ihr Unternehmen geschlossen hat, desto mehr (Kündigungs-) Fristen und laufende Zahlungen müssen im Auge behalten werden. Das können Leasingzahlungen sein, verbindliche Wartungstermine von Fahrzeugen oder Kündigungsfristen von Verträgen aller Art.
Liegen Verträge teils in Papierform und teils digital vor, müssen bereits zwei Ablageorte verwaltet werden. Da die Dokumente unterschiedlicher Vertragspartner auch entsprechend verschieden aufgebaut sind, wird die Suche nach einem Vertragsdetail umso schwieriger.
Ihre Verträge lassen sich erheblich einfacher mit einer Software verwalten. Diese sollte alle Verträge zentral speichern und Vertragsdetails nach einem festen Muster sortieren. So finden Sie benötigte Informationen schneller wieder. Eine automatische Terminerinnerung ist ebenso wichtig wie die Übersicht über laufende Zahlungen, die sich aus den Verträgen ergeben.
Der Vertragsverwalter im Unternehmen verbringt dank einer Software deutlich weniger Zeit mit der händischen Suche, Fristen können nicht mehr verpasst werden und Informationen lassen sich schnell finden.
Tipp: Diese wichtigen Aufgaben einer Software für Vertragsverwaltung sind in LeasingCockpit gebündelt. Die Software scannt Papierverträge und PDFs, erkennt automatisch alle Pflichten, Fristen und Zahlungen und sammelt sie übersichtlich im Dashboard. So geht kein Vertragsdetail verloren und die manuelle Verwaltung entfällt.
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Vertragsverwaltung –
Häufige Fragen und Antworten
Was versteht man unter Vertragsverwaltung?
Vertragsverwaltung bezeichnet die organisatorische und administrative Pflege von Verträgen. Dabei werden Fristen, Laufzeiten und Dokumente systematisch erfasst und überwacht, um jederzeit den Überblick zu behalten.
Welche Vorteile bringt eine strukturierte Vertragsverwaltung?
Sie sparen Zeit, vermeiden unnötige Kosten und verhindern, wichtige Fristen zu verpassen. Außerdem steigern Sie insgesamt die Professionalität im Umgang mit Verträgen.
Worin unterscheidet sich Vertragsverwaltung vom Vertragsmanagement?
Die Vertragsverwaltung kümmert sich vor allem um die Ablage, Pflege und Überwachung der Verträge. Vertragsmanagement geht darüber hinaus und beschäftigt sich auch mit Verhandlungsstrategien und der aktiven Optimierung der Vertragsbeziehungen.
Worauf sollten Sie bei der Vertragsverwaltung achten?
Wichtig ist eine klare Ablage, verlässliche Fristenüberwachung und regelmäßige Aktualisierung der Vertragsdaten. So gehen keine Dokumente verloren und Termine werden rechtzeitig wahrgenommen.
Wie kann eine Software bei der Vertragsverwaltung unterstützen?
Eine Software ermöglicht eine schnelle Suche, automatisierte Erinnerungen und eine zentrale Datenbank für alle Verträge.
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