Fahrtenbuch-Vorlage (PDF/Excel) als Muster

Ein Fahrtenbuch ist die einzige Möglichkeit, die private und betriebliche Nutzung eines Fahrzeugs lückenlos nachzuweisen. Mit einer Fahrtenbuch-Vorlage stellen Sie sicher, dass alle Pflichtangaben von Anfang an erfasst werden und es nicht zu Reklamationen durch das Finanzamt kommt.

Fahrtenbuch-Vorlage: Das Wichtigste in Kürze

• Ein Fahrtenbuch wird nur anerkannt, wenn alle Pflichtangaben wie Datum, Kilometerstände, Ziele und Fahrtzwecke lückenlos enthalten sind.
• Lose Blätter oder Excel-Tabellen ohne Schutz vor nachträglichen Änderungen erkennt das Finanzamt nicht als Fahrtenbuch an.
• Einträge ins Fahrtenbuch müssen zeitnah erfolgen; Nachträge oder Sammelerfassungen sind nicht zulässig.
• Korrekturen im Fahrtenbuch sind nur erlaubt, wenn sie nachvollziehbar markiert und dokumentiert werden.
• Aufbewahrungspflicht: Fahrtenbücher müssen mindestens zehn Jahre im Original oder in manipulationssicherer Form archiviert werden.

Welche Anforderungen muss ein Fahrtenbuch erfüllen?

Das Finanzamt erkennt ein Fahrtenbuch nur an, wenn es die folgenden Angaben für jede einzelne Fahrt enthält:

• Datum der Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
• Startort und Zielort mit Adresse
• Reisezweck, bei dienstlichen Fahrten: Kunde, Firma oder Projektbezug; bei privaten Fahrten genügt der Hinweis „privat“
• gefahrene Kilometer (differenziert nach dienstlich und privat)
• Name des Fahrers, wenn mehrere Personen das Fahrzeug nutzen

Die Einträge müssen zeitnah erfolgen, also unmittelbar nach Abschluss der Fahrt. Nachträge oder Sammelerfassungen sind nicht zulässig. Korrekturen sind erlaubt, wenn sie nachvollziehbar dokumentiert werden, zum Beispiel durch klare Streichungen und Neueintragung.

Tipp: Streichen Sie eine fehlerhafte Zeile sofort dünn und sauber durch, anstatt Schreibfehler gänzlich unkenntlich zu machen. Führen Sie die Eintragung anschließend in der nächsten Zeile erneut durch. Auf diese Weise ist nachvollziehbar, warum die erste Eintragung verworfen wurde.

Lose und nicht nummerierte Blätter, nicht nachvollziehbare Änderungen oder Fahrtenbücher ohne Kilometerstände am Anfang und Ende jeder Fahrt führen dazu, dass das Fahrtenbuch insgesamt verworfen wird. Ist das der Fall, wird das Finanzamt für das gesamte Jahr pauschal die 1%-Regelung anwenden, was in den meisten Fällen deutlich teurer ist.

Download der Fahrtenbuch-Vorlage als PDF und Excel

Hier können Sie unsere Fahrtenbuch-Vorlage als Excel- oder PDF-Datei herunterladen. Beide enthalten alle Pflichtfelder, die das Finanzamt verlangt.

Wie fülle ich die Fahrtenbuch-Vorlage richtig aus?

Ein Fahrtenbuch wird nur anerkannt, wenn jede Fahrt vollständig und nachvollziehbar eingetragen ist. Folgen Sie diesen Schritten:

Vor Fahrtbeginn:
1. Datum eintragen: Jede Fahrt muss einem Kalendertag zugeordnet sein.
2. Startkilometerstand eintragen
3. Startadresse eintragen

Bei Ankunft am Ziel:
1. Zieladresse eintragen
2. Endkilometerstand eintragen
3. Kilometerdifferenz ausrechnen und eintragen
4. Zweck der Fahrt dokumentieren: dienstlich: Kunde, Projekt oder Termin; privat: „privat“ genügt.
5. Fahrer vermerken, wenn mehrere Personen denselben Wagen nutzen.

Wie vermeide ich typische Fehler beim Ausfüllen des Fahrtenbuchs?

• Unklare Angaben wie „Kunde besucht“ oder „Dienstfahrt“ reichen nicht aus; drücken Sie kurz und nachvollziehbar den Zweck der Fahrt aus.
• Nachträge oder nachträgliche Korrekturen führen oft zur kompletten Verwerfung. Daher Änderungen immer deutlich ausführen, indem falsche Einträge sauber gestrichen werden und somit weiterhin leserlich bleiben.
• Sammelerfassungen meiden: Immer zu Fahrtbeginn und Fahrtende eintragen.

Wann wird ein Fahrtenbuch abgelehnt?

• Unvollständige Angaben: fehlende Kilometerstände, mehrdeutige Reisezwecke oder nur Ortsnamen ohne Adresse.
• Nachträgliche Änderungen: Radieren, Tipp-Ex (Korrekturflüssigkeit) oder nicht nachvollziehbare Korrekturen machen das Fahrtenbuch ungültig.
• Sammelerfassungen: Fahrten werden nicht zeitnah, sondern gesammelt am Ende der Woche oder des Monats eingetragen.
• Fehlende Trennung der Fahrten: private und dienstliche Fahrten sind nicht eindeutig getrennt.
• Manipulierbare Vorlagen: Excel-Tabellen ohne Schutz oder nachträglich editierbare PDFs werden oft nicht anerkannt.

Tipp: In unserem Artikel zum Fahrtenbuch für Firmenwagen finden Sie unseren Steuervergleich zwischen Fahrtenbuch und der 1-%-Regel.

Wozu dient ein vereinfachtes Fahrtenbuch für Unternehmer?

Als vereinfachtes Fahrtenbuch werden steuerlich formlose, reduzierte Aufzeichnungen bezeichnet, mit denen Unternehmer (Selbstständige/Freiberufler) die betriebliche Nutzungsquote ihres Pkw belegen, ohne jedes einzelne Detail einer vollständigen Fahrtenbuchführung zu dokumentieren. Das vereinfachte Fahrtenbuch ist nicht für Angestellte anzuwenden.

Grundlage für das vereinfachte Fahrtenbuch ist das BMF-Schreiben vom 18.11.2009: Für den Nachweis von über 50 % betrieblicher Nutzung (Voraussetzung für die 1-%-Methode) reichen formlos geführte Aufzeichnungen oder andere geeignete Unterlagen; als betriebliche Fahrten zählen auch die Wege zwischen Wohnung und Betrieb und Familienheimfahrten.

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