Car Allowance in Deutschland: Definition, Höhe, Versteuerung & Rechenbeispiele

Wie funktioniert die Car Allowance in Deutschland?

Bei einer Car Allowance zahlt der Arbeitgeber einen festen monatlichen Betrag für die dienstliche Nutzung des privaten Fahrzeugs. Die Zahlung erfolgt in der Regel zusammen mit dem Gehalt und erscheint als eigener Posten in der Lohnabrechnung. Sie ist steuer- und sozialversicherungspflichtig wie ein regulärer Arbeitslohn.

Die Höhe ist unabhängig von den tatsächlichen Fahrzeugkosten, gefahrenen Kilometern oder dem Fahrzeugtyp, sofern im Arbeitsvertrag oder in einer Zusatzvereinbarung nichts anderes festgelegt ist. Der Mitarbeiter trägt alle Kosten für Anschaffung, Finanzierung, Versicherung, Wartung, Reparaturen, Kraftstoff und Wertverlust selbst.

Dieses Modell eignet sich vor allem dann, wenn der Mitarbeiter ohnehin ein eigenes Fahrzeug besitzt, regelmäßig dienstlich fährt und der Arbeitgeber auf die Bereitstellung eines Firmenwagens verzichtet.

Ist eine Car Allowance eine Alternative zum Dienstwagen?

Die Car Allowance und der Dienstwagen sind zwei unterschiedliche Modelle zur Bereitstellung von Mobilität durch den Arbeitgeber. Beide haben klare Vor- und Nachteile, die je nach Situation ins Gewicht fallen.

Car Allowance eignet sich als Ausgleich, wenn der Mitarbeiter bereits ein Fahrzeug hat, keinen Anspruch auf einen Dienstwagen hat oder hohe Flexibilität wünscht und dafür bereit ist, Kosten und Risiken selbst zu tragen.

Ein Dienstwagen ist sinnvoll, wenn das Fahrzeug die Vergütung aufwerten soll, ein Teil des Unternehmensauftritts ist und der Mitarbeiter sehr hohe dienstliche Fahrleistungen hat.

Übliche Höhe einer Car Allowance in Deutschland

Die Höhe einer Car Allowance wird zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer individuell vereinbart. In Deutschland liegen die marktüblichen Beträge zwischen 600 und 1.500 Euro brutto pro Monat. Die konkrete Höhe hängt von Faktoren wie Rolle im Unternehmen, jährlicher Fahrleistung, Fahrzeugklasse und der internen Vergütungspolitik ab.

Faktoren, die die Höhe der Car Allowance beeinflussen:

• Dienstliche Fahrleistung: Je mehr Kilometer pro Monat dienstlich gefahren werden, desto höher sollte der Zuschuss ausfallen, um die Kosten annähernd abzudecken.
• Fahrzeugklasse: Wer einen Pkw der oberen Mittelklasse oder höher nutzt, hat deutlich höhere Fix- und Betriebskosten als der Halter eines Kleinwagens. Eine pauschale Car Allowance ist dann oft ungerecht.
• Branchenübliche Standards: In einigen Branchen, zum Beispiel Außendienst und Vertrieb, sind Car Allowances deutlich verbreiteter und großzügiger bemessen.
• Unternehmenspolitik: Manche Arbeitgeber zahlen einen festen Betrag für alle Anspruchsberechtigten, andere staffeln nach Position oder Kilometern.

Eine Car Allowance deckt in den meisten Fällen nicht die tatsächlichen Fahrzeugkosten, sondern soll einen Teil davon abfedern. Arbeitnehmer sollten vorab kalkulieren, ob die Pauschale in einem sinnvollen Verhältnis zu den realen Kosten steht.

Wie wird die Car Allowance versteuert?

In Deutschland wird eine Car Allowance wie reguläres Gehalt behandelt. Sie ist voll steuerpflichtig und unterliegt den gesetzlichen Sozialabgaben. Auf der Lohnabrechnung erscheint sie als eigener Bruttobetrag, der zusammen mit dem übrigen Arbeitslohn versteuert wird.

Es gibt keine steuerfreien Anteile, wie sie beispielsweise bei der Kilometerpauschale möglich sind. Das bedeutet: Der ausgezahlte Betrag erhöht das zu versteuernde Einkommen und damit auch die Bemessungsgrundlage für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.

Für Arbeitnehmer kann sich die Car Allowance dennoch lohnen, wenn sie die Kosten für den privaten Pkw spürbar mindert und gleichzeitig mehr Entscheidungsfreiraum bietet als ein Firmenwagen.

Arbeitgeber sollten bedenken, dass die Bruttokosten einer Car Allowance inklusive Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung kalkuliert werden müssen.

Car Allowance vs. Kilometerpauschale vs. Kilometergeld

Die Car Allowance ist eine monatliche Pauschale, die ein Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt zahlt, damit ein Mitarbeiter seinen privaten Pkw dienstlich einsetzen kann. Diese Zahlung ist in Deutschland immer steuer- und sozialversicherungspflichtig und wird wie normales Gehalt behandelt. Eine steuerfreie Auszahlung ist nicht möglich.

Die Kilometerpauschale (Kilometergeld) funktioniert anders: Hier werden die tatsächlich gefahrenen Kilometer angesetzt. Es gibt zwei Varianten:

• Erstattung durch den Arbeitgeber: Für jeden dienstlich gefahrenen Kilometer darf der Arbeitgeber bis zu 0,30 € pro Kilometer steuerfrei erstatten. Diese Zahlung ist kein Arbeitslohn und unterliegt nicht der Steuer- und Beitragspflicht. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer die Fahrten nachweist, zum Beispiel per Fahrtenbuch.
• Steuererklärung des Arbeitnehmers: Fährt der Arbeitnehmer mit dem Privatwagen dienstlich, kann er diese Kilometer stattdessen in seiner Einkommensteuererklärung ansetzen, ebenfalls mit 0,30 € pro Kilometer. Für den Arbeitsweg gilt die Entfernungspauschale: 0,30 €/Entfernungskilometer, ab dem 21. Kilometer 0,38 €.

Kombination von Car Allowance und Kilometerpauschale:

• Arbeitgeber dürfen nicht gleichzeitig eine Car Allowance zahlen und zusätzlich steuerfreies Kilometergeld erstatten.
• Eine Kombination mit der Steuererklärung ist dagegen zulässig: Erhält ein Arbeitnehmer eine Car Allowance, kann er in seiner Einkommensteuererklärung zusätzlich die dienstlich gefahrenen Kilometer als Werbungskosten geltend machen.

Beispiel für Car Allowance und Kilometerpauschale:
Ein Außendienstmitarbeiter erhält 800 € brutto Car Allowance im Monat. Er setzt in der Steuererklärung zusätzlich 12.000 dienstliche Kilometer × 0,30 € = 3.600 € als Werbungskosten an.

Diese Kombination kann für Arbeitnehmer steuerlich interessant sein, vor allem bei hoher jährlicher Fahrleistung. Arbeitgeber sollten darauf achten, die Regelungen eindeutig im Arbeitsvertrag oder in einer Zusatzvereinbarung festzuhalten.

Car Allowance mit Tankkarte kombinieren

Als Arbeitgeber können Sie neben der Car Allowance auch eine Tankkarte anbieten. Damit können Kraftstoff- oder Ladekosten direkt über das Unternehmen abgerechnet werden. Die Tankkarte kann auf bestimmte Tankstellenketten oder einen monatlichen Höchstbetrag begrenzt sein.

Steuerliche Behandlung in Deutschland:

• Private Nutzung enthalten: Wenn die Tankkarte auch für Privatfahrten genutzt werden darf, gilt der geldwerte Vorteil aus der privaten Betankung als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Dieser wird zusätzlich zur Car Allowance versteuert.
• Nur dienstliche Nutzung: Erfolgt die Betankung ausschließlich für dienstliche Fahrten und wird dies nachweisbar dokumentiert, bleibt der geldwerte Vorteil aus der Tankkarte außen vor. In der Praxis ist der Nachweis allerdings aufwändig.
• Kombinationseffekt: Die Car Allowance deckt einen Teil der Fix- und Betriebskosten, die Tankkarte reduziert die variablen Kraftstoff- bzw. Ladekosten. Dadurch steigt die Entlastung für den Arbeitnehmer, der Arbeitgeber kann die Kosten besser steuern.

Eine klare Regelung im Arbeitsvertrag und gegebenenfalls eine interne Richtlinie verhindern Unklarheiten, wie die Tankkarte genutzt werden darf und wie die steuerliche Abrechnung erfolgt.

Rechenbeispiele für Car Allowance in Deutschland

Die folgenden Beispiele zeigen, wie sich eine Car Allowance auswirkt. Alle Beträge sind gerundet und dienen zur Veranschaulichung. Steuer- und Sozialabgabensätze basieren auf den in Deutschland geltenden Regelungen.

Checkliste: Passt eine Car Allowance zu mir oder zu meinem Unternehmen?

Diese Checkliste hilft, schnell zu prüfen, ob eine Car Allowance die passende Lösung ist.

Für Arbeitnehmer

• Fahrzeug vorhanden: Ist bereits ein zuverlässiger Privatwagen vorhanden, der auch dienstlich genutzt werden kann?
• Fahrleistung: Reicht die Höhe der Car Allowance aus, um Fixkosten und Mehrkilometer zu decken?
• Flexibilität vs. Sicherheit: Ist die freie Wahl des Fahrzeugs wichtiger als ein komplett vom Arbeitgeber gestellter Wagen?
• Kostenrisiko: Bin ich bereit, Wartung, Reparaturen und Wertverlust selbst zu tragen?
• Steuerliche Wirkung: Kenne ich den Nettoeffekt der Car Allowance und mögliche Werbungskostenabzüge?

Für Arbeitgeber

• Fahrzeugpolitik: Soll die Fahrzeugbeschaffung entfallen und Mobilitätsleistungen pauschal abgegolten werden?
• Kostenkontrolle: Passt die geplante Höhe der Car Allowance ins Budget und ist sie planbar?
• Einsatzprofil: Haben die betreffenden Mitarbeiter moderate oder hohe dienstliche Fahrleistungen?
• Rechtssicherheit: Sind steuerliche Behandlung, Lohnabrechnung und vertragliche Regelungen eindeutig festgelegt?
• Attraktivität: Trägt das Modell dazu bei, im Recruiting wettbewerbsfähig zu bleiben?

Wann ist Car Allowance nicht sinnvoll?

Die Car Allowance klingt für Unternehmen zunächst nach einer unkomplizierten Alternative zum Dienstwagen. Sie verschiebt die Verantwortung für Anschaffung und Betrieb des Fahrzeugs sowie den Verwaltungsaufwand auf den Arbeitnehmer.

Dabei gibt es Software, die diese Verwaltungsarbeit deutlich erleichtert, etwa das Vertragsmanagement in LeasingCockpit, die elektronische Führerscheinkontrolle oder E-Learning-Angebote für die jährliche UVV-Unterweisung.

Betrachtet man die Car Allowance aus gemeinsamer Sicht von Arbeitnehmern und Arbeitgebern, ergeben sich Nachteile: Steuerliche Begünstigungen, wie sie beim Dienstwagenmodell möglich sind, entfallen vollständig. Auch die Vorteile durch zentrale Beschaffung, Rabatte bei Wartung oder Reparatur sowie die Verhandlungsmacht von Fuhrparkverantwortlichen gehen verloren.

In vielen Fällen bringt die Car Allowance deshalb keinen finanziellen Vorteil, der beiden Seiten gleichermaßen zugutekommt. Für Unternehmen wie für Mitarbeiter bleibt der klassische Dienstwagen oft die wirtschaftlichere und langfristig sinnvollere Lösung.

Abschluss: Car Allowance in Ihrem Unternehmen

Die wichtigsten Punkte zur Car Allowance im Überblick:

Eine Car Allowance ist ein pauschaler Zuschuss für die dienstliche Nutzung eines privaten Pkw und wird in Deutschland voll steuer- und sozialversicherungspflichtig behandelt.

Marktübliche Beträge liegen zwischen 600 und 900 € brutto pro Monat, bei höherer Fahrleistung oder in gehobenen Positionen häufig 800 bis 1.200 €, in Einzelfällen auch 1.500 € und darüber hinaus.

Die Car Allowance bietet Arbeitnehmern zwar die Entscheidungsfreiheit über Fahrten mit dem Pkw, bedeutet aber das volle Kosten- und Wartungsrisiko.

Für Arbeitgeber ist die Car Allowance nur eine Gehaltserhöhung, die voll steuer- und abgabenpflichtig ist und somit auch den Arbeitgeberanteil in die Höhe treibt.

Handlungsempfehlung:

• Arbeitgeber: Prüfen Sie, ob das Modell in Ihre Fahrzeug- und Vergütungsstrategie passt und ob die Höhe der Pauschale realistisch kalkuliert ist.
• Arbeitnehmer: Rechnen Sie vorab durch, ob der Nettoeffekt Ihre realen Pkw-Kosten sinnvoll abdeckt.

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