Aufgaben im Fuhrparkmanagement: Vollständiger Überblick und Guide

Die Aufgaben im Fuhrparkmanagement werden manchmal nebenbei, manchmal hauptverantwortlich erledigt. Hier erfahren Sie, was zu diesen Aufgaben zählt und wie sie sich verlässlich und mit möglichst wenig Aufwand erledigen lassen.

Was bedeutet Fuhrparkmanagement?

Fuhrparkmanagement umfasst die komplette organisatorische Verantwortung für die Fahrzeuge und Maschinen eines Unternehmens. Dabei kann es sich um gleichartige Dienstwagen für Vertriebler handeln oder um einen gemischten Fuhrpark mit Transportern, Maschinen und Leasingfahrzeugen. Aus dieser Verantwortung heraus ergeben sich etliche Aufgaben, die wir hier aufzeigen.

Bereits ab kleineren Fuhrparks lohnt sich eine saubere Struktur. Denn ohne klare Zuständigkeiten und feste Abläufe geraten Wartungsfristen in Vergessenheit, Unterlagen bleiben unvollständig oder Leasingverträge laufen unbemerkt aus.

Typische Aufgaben im Fuhrparkmanagement

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Aufgabenfelder und deren Erläuterung. Ziel ist es, dass Sie nachvollziehen können, was in Ihrem konkreten Fall zu regeln ist – und wie sich die einzelnen Bereiche sinnvoll organisieren lassen.

1. Fahrzeugbeschaffung und Leasing

Die Auswahl und Anschaffung neuer Fahrzeuge zählt zu den wichtigsten Entscheidungen. Es geht dabei um mehr als nur die Frage nach dem Kaufen oder Leasen. Auch Aspekte wie Laufleistung, Nutzungsprofil, Restwertkalkulation und spätere Rückgabe spielen eine Rolle.

Häufige Fehler: Zu hohe Ausstattung der Fahrzeuge, ungeeignete Fahrzeugtypen oder unklare Leasingkonditionen.

2. Zulassung und Abmeldung

Die Anmeldung neuer Fahrzeuge, Kennzeichenvergabe und die Übergabe an Fahrer müssen dokumentiert und sauber abgelegt werden. Spätestens bei der Abmeldung nach Leasingende zeigt sich, ob alle Unterlagen vollständig sind. Ist das nicht der Fall, kommt es fast unweigerlich zu unnötigen Verzögerungen bei der Rückgabe. Und das ist in der Regel mit weiteren Kosten verbunden.

3. Wartung, Inspektion und Hauptuntersuchung

Jedes Fahrzeug muss regelmäßig gewartet und zur Hauptuntersuchung vorgestellt werden. Wird dies vergessen oder zu spät erledigt, drohen nicht nur Bußgelder, sondern gegebenenfalls Vertragsstrafen von Seiten des Leasinggebers. Aufgedeckt werden diese Versäumnisse leider oft erst am Leasingende. Daher setzen viele Unternehmer auf automatische Erinnerungsfunktionen bzw. eine Software für das Fuhrparkmanagement.

Tipp: Sammeln Sie alle Vertragsdaten, Wartungstermine, Rückgabefristen und laufenden Kosten sicher an einem Ort. Im Fuhrparkmanagement LeasingCockpit gerät kein Termin in Vergessenheit.

4. Schadensmanagement und Unfallabwicklung

Kommt es zu einem Unfall, muss durch den Fuhrparkverantwortlichen schnell und nachvollziehbar gehandelt werden. Dazu gehören die Meldung an die Versicherung, Abstimmung mit Werkstatt und Gutachter sowie eine klare Kommunikation mit dem betroffenen Fahrer zur Nachbereitung und Unfallbesprechung. Ohne festen Ablauf kommt es leicht zu Informationsverlust oder Verzögerungen in der Reparatur.

5. Führerscheinkontrolle

Die regelmäßige Prüfung der Fahrerlaubnisse ist gesetzlich vorgeschrieben, auch bei langjährigen Mitarbeitern. Wird diese Pflicht versäumt, kann das im Schadensfall zu ernsten Haftungsproblemen für das Unternehmen führen. Üblich sind feste Prüfrhythmen mit Dokumentation, oft digital unterstützt.

6. Kostenkontrolle und Budgetverantwortung

Leasingraten, Versicherung, Kraftstoff, Reparaturen: alle laufenden Kosten müssen dokumentiert und regelmäßig ausgewertet werden. Ohne strukturierte Erfassung entstehen schleichend unnötige Mehrausgaben oder das Budget wird überschritten, ohne dass es rechtzeitig auffällt.

7. Tankkarten und Kilometerabrechnung

Tankkarten erleichtern den Betriebsalltag, verlangen aber eine regelmäßige Prüfung: Stimmen die Kilometerangaben? Gibt es Auffälligkeiten bei Verbräuchen? Ohne Kontrolle schleichen sich Fehler ein oder Missbrauch bleibt unentdeckt.

8. Vertragsverwaltung

Jeder Leasing-, Wartungs- oder Versicherungsvertrag hat Fristen und Bedingungen. Wer diese nicht im Blick hat, riskiert Vertragsverlängerungen zu schlechten Konditionen oder verpasste Kündigungsoptionen. Empfehlenswert ist eine zentrale Übersicht mit Erinnerungsfunktion.

9. Kommunikation mit Fahrern

Fahrzeuge werden oft intern weitergegeben oder rotierend genutzt. Es braucht daher eine klare Dokumentation bei Übergabe und Rücknahme sowie einen Ansprechpartner für Fragen, Schäden oder Sonderfälle. Ohne definierte Kommunikationswege entstehen Unsicherheiten und Zuständigkeitslücken. Das fällt der Fuhrparkleitung immer dann auf die Füße, wenn innerhalb einer solchen Lücke ein Schaden entsteht und niemand verantwortlich zu sein scheint.

10. Fahrzeugakte und Dokumentation

Für jedes Fahrzeug sollten Unterlagen wie Fahrzeugschein, Wartungsnachweise, Gutachten, Fotos und Protokolle gesammelt werden. So können Sie im Fall von Rückgabe, Verkauf oder Schaden jederzeit Auskunft geben. Wer hier nicht sauber arbeitet, hat am Ende unnötige Diskussionen mit Werkstätten, Versicherern oder Leasinggesellschaften. Schließlich lässt sich nur belegen und beweisen, was vorher dokumentiert wurde.

Rollen im Fuhrparkmanagement: Wer ist wofür zuständig?

In kleineren Betrieben wird das Fuhrparkmanagement oft zusätzlich zur eigentlichen Tätigkeit übernommen. Oft liegen die Aufgaben bei der Geschäftsführung, Assistenz oder Buchhaltung. In größeren Unternehmen gibt es häufig eine klare Trennung zwischen dem Fuhrparkleiter, der die Gesamtverantwortung trägt, und Sachbearbeitern, die sich um einzelne Aufgaben kümmern.

Wenn mehrere Personen beteiligt sind, empfiehlt sich eine klare Aufgabenverteilung: Wer kümmert sich um was? Wer vertritt bei Abwesenheit? Wer gibt Freigaben? Das vermeidet Missverständnisse und sorgt für Verlässlichkeit, auch zu Urlaubszeiten oder ungeplanten Abwesenheiten durch Krankheit.

Wie lassen sich die Aufgaben im Fuhrparkmanagement sinnvoll organisieren?

In der Praxis zeigt sich schnell: Mit Excel allein kommt man nicht weit, sobald mehrere Fahrzeuge zu betreuen sind. In den seltensten Fällen finden Wartungstermine oder Rückgaben für mehrere Fahrzeuge parallel statt. Stattdessen sind Fristen, Erinnerungen, Vertragslaufzeiten oder Übergaben für jedes Fahrzeug unterschiedlich und müssen entsprechend einzeln überblickt werden. Mit einer händischen Verwaltung kostet das Zeit und ist fehleranfällig.

Viele Unternehmen organisieren die Aufgaben im Fuhrparkmanagement wie folgt:

• Wartungs- und Fristenplaner, möglichst mit automatischer Erinnerung
• Digitale Fahrzeugakte, in der alle relevanten Informationen abgelegt sind
• Standardabläufe für Neuzugänge, Rückgaben oder Schäden
• Regelmäßige Überprüfung der laufenden Kosten und Auslastung

Wenn der Fuhrpark wächst, steigen die Anforderungen. Wer zu lange an handgestrickten Systemen festhält, verliert womöglich irgendwann den Überblick.

Typische Fehler bei den Aufgaben

Hier finden Sie die typischen Fehler in der Fuhrparkverwaltung und anschließend praxistaugliche Möglichkeiten zu deren Vermeidung.

• Vergessene Prüftermine wie die Hauptuntersuchung
• Unklare Zuständigkeiten bei Schäden oder Übergaben
• Intransparente Kostenentwicklung
• Nicht dokumentierte Rückgaben
• Fehlende Führerscheinkontrollen

In Ihrem Kalender lassen sich einzelne Termine festhalten. Für Unternehmen mit mehreren Leasingfahrzeugen und -maschinen wird das jedoch sehr schnell unübersichtlich und fehleranfällig. Für eine vollständige Übersicht über alle anstehenden Termine und Rückgabefristen ist es ratsam, eine Management-Software einzusetzen.

Mit LeasingCockpit ist gewährleistet, dass Leasingraten, Wartungsintervalle, Servicetermine, laufende Kosten und Kündigungsfristen korrekt sind und Sie diese immer vor Augen haben.