Car Policy richtig erstellen und im Unternehmen einsetzen

Das Wichtigste zur Car Policy in Kürze

• Eine Car Policy ist eine Dienstwagenordnung, die die Nutzung von Firmenfahrzeugen im Unternehmen verbindlich regelt.
• Die Dienstwagenrichtlinie ergänzt den Arbeitsvertrag und ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer bindend.
• Geregelt werden in der Car Policy u. a. Fahrzeugauswahl, private Nutzung, Tankkarten, Fahrerpflichten, Unterhalt und Rückgabe.
• Die Car Policy sollte schriftlich vorliegen, von beiden Seiten unterzeichnet und regelmäßig aktualisiert werden.

Was ist eine Car Policy?

Sie gilt für alle dienstlich bereitgestellten Fahrzeuge, unabhängig davon, ob diese dauerhaft oder als Poolfahrzeug genutzt werden. Die Richtlinie enthält allgemeine Vorgaben und gilt zusätzlich zu individuellen Vereinbarungen im Arbeits- oder Überlassungsvertrag.

Abgrenzung:

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag ist eine persönliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Fahrer. Er regelt die konkrete Zuweisung eines Fahrzeugs und individuelle Bedingungen.

Die Car Policy ist ein allgemeines Regelwerk für alle Fahrer. Sie schafft einheitliche Standards und gilt unabhängig vom einzelnen Fahrzeug oder Mitarbeiter.

Der Begriff „Dienstwagenordnung“ wird synonym verwendet.

Rechtlicher Status:
Eine Car Policy ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sie entfaltet jedoch verbindliche Wirkung und gilt im Zusammenhang mit Arbeitsverträgen, Überlassungsverträgen oder Betriebsvereinbarungen. In Unternehmen mit Betriebsrat ist sie in vielen Punkten mitbestimmungspflichtig.

Wozu dient die Car Policy?

• Kostenkontrolle: Definieren Sie in der Richtlinie, welche Fahrzeugklassen oder Kostenobergrenzen gelten. Legen Sie fest, ob Kraftstoff- oder Ladekarten genutzt werden dürfen und wer für Mehrkosten aufkommt. So verhindern Sie, dass Ausgaben unkontrolliert steigen.
• Rechtssicherheit: Regeln Sie, wie oft Führerscheine kontrolliert werden, wie die jährliche Fahrerunterweisung nach UVV erfolgt und wie Unfallmeldungen abzugeben sind. Halten Sie auch fest, wer im Schadensfall haftet und in welcher Höhe eine Selbstbeteiligung anfällt.
• Nachhaltigkeit und Fahrzeugstrategie: Beschreiben Sie, ob bestimmte CO₂-Grenzwerte einzuhalten sind, welche Rolle E-Fahrzeuge im Fuhrpark spielen und wie Ladeinfrastruktur genutzt werden kann. So wird die Fahrzeugauswahl mit den Unternehmenszielen abgestimmt.
• Fairness: Legen Sie objektive Kriterien für die Fahrzeugvergabe fest. Beschreiben Sie klar, welche Positionen oder Tätigkeiten Anspruch haben und welche nicht.

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Welche Inhalte müssen in einer Car Policy vorhanden sein?

Eine Car Policy muss alle Regeln enthalten, die für Auswahl, Nutzung und Rückgabe von Dienstwagen relevant sind. Jede dieser Regeln sollte klar und ohne Interpretationsspielraum formuliert sein.

Berechtigung und Anspruchsgruppen

Legen Sie fest, welche Positionen oder Tätigkeiten Anspruch auf ein Fahrzeug haben. Unterscheiden Sie zwischen Funktionsfahrzeugen, die für die Arbeit benötigt werden, und Statusfahrzeugen, die als Zusatzleistung gewährt werden.

Fahrzeugauswahl und Kategorien

Definieren Sie die zulässigen Fahrzeugklassen, Motorisierungen und CO₂-Grenzen. Legen Sie fest, ob Marken oder Modelle vorgegeben sind oder ob eine freie Wahl innerhalb einer Preis- oder Leasingrate möglich ist.

Nutzungsarten

Bestimmen Sie, ob die Fahrzeuge nur dienstlich, auch privat oder für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt werden dürfen. Regeln Sie, wie die Privatnutzung steuerlich zu erfassen ist (1-%-Regelung oder Fahrtenbuch).

Kosten und Zuzahlungen

Schreiben Sie vor, wie Kosten für Kraftstoff, Strom, Versicherung, Wartung und Reparaturen getragen werden. Bestimmen Sie, ob eine Selbstbeteiligung im Schadensfall gilt und wie Mehrkosten bei Überschreitung der Kilometerleistung abgerechnet werden.

Fahrzeugübernahme und Rückgabe

Beschreiben Sie, wie Fahrzeuge bei der Übergabe und Rückgabe zu prüfen sind. Verwenden Sie Übergabeprotokolle, um den Zustand und fehlendes Zubehör zu dokumentieren.

Pflichten der Nutzer

Halten Sie fest, dass Fahrer an der jährlichen UVV-Unterweisung teilnehmen, den Führerschein regelmäßig zur Kontrolle vorlegen und das Fahrzeug sorgfältig behandeln müssen.

Haftung und Verstöße

Bestimmen Sie, wer bei Schäden oder Verstößen gegen Verkehrsregeln haftet. Regeln Sie, ob Bußgelder vom Fahrer zu tragen sind und wie beim Führerscheinentzug zu verfahren ist.

Sonderregelungen für E-Mobilität

Ergänzen Sie Vorgaben für das Laden zu Hause und am Arbeitsplatz, die Abrechnung von Stromkosten und die Nutzung öffentlicher Ladepunkte.

Welche rechtlichen Vorgaben muss eine Car Policy erfüllen?

Eine Car Policy ist nur wirksam, wenn sie rechtlich sauber umgesetzt wird. Bestimmte Inhalte unterliegen der Mitbestimmung des Betriebsrats oder müssen Datenschutz- und Arbeitsschutzvorgaben erfüllen.

Mitbestimmung durch den Betriebsrat

Regeln zu Fahrzeugauswahl, Nutzungseinschränkungen oder GPS-Tracking sind mitbestimmungspflichtig nach § 87 Abs. 1 BetrVG. Binden Sie den Betriebsrat rechtzeitig ein und dokumentieren Sie Vereinbarungen in einer Betriebsvereinbarung oder Ergänzung zur Car Policy.

Datenschutz und Telematik

Die Erfassung von Standortdaten, Fahrverhalten oder Kilometerständen fällt unter die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Beschreiben Sie in der Car Policy, welche Daten erhoben werden, zu welchem Zweck und wie lange sie gespeichert werden. Holen Sie gegebenenfalls die Einwilligung der Fahrer ein oder stützen Sie die Verarbeitung auf eine Betriebsvereinbarung.

Arbeitsschutz und UVV

Unternehmen müssen sicherstellen, dass Fahrzeuge verkehrstüchtig sind und Fahrer eine jährliche Unterweisung nach der Unfallverhütungsvorschrift (UVV) erhalten. Legen Sie in der Richtlinie fest, wie diese Unterweisungen ablaufen, wer sie dokumentiert und wie Mängel am Fahrzeug zu melden sind.

Arbeitsrechtliche Gleichbehandlung

Vermeiden Sie Benachteiligungen einzelner Mitarbeitergruppen. Formulieren Sie Anspruchsregelungen objektiv und nachvollziehbar. Achten Sie darauf, dass Ausnahmen klar begründet und dokumentiert sind.

Wie führe ich eine Car Policy ein?

1. Interne Kommunikation
Veröffentlichen Sie die Car Policy im Intranet oder im internen Dokumentenmanagement. Stellen Sie sicher, dass jeder Fahrer das Dokument erhält und schriftlich bestätigt. Erläutern Sie die wichtigsten Punkte bei Mitarbeitereintritt oder Rollenwechsel in einer kurzen Einweisung.

2. Einbindung in Prozesse
Verknüpfen Sie die Car Policy mit bestehenden Abläufen wie Fahrzeugbestellung, Führerscheinkontrolle oder Unfallmeldung. Regeln Sie, welche Abteilungen, zum Beispiel Fuhrparkmanagement, HR oder Finance, für welche Schritte verantwortlich sind.

3. Digitale Unterstützung
Nutzen Sie Flottenmanagement-Systeme bzw. Fuhrparkmanagement-Software, um die Vorgaben technisch abzubilden. Hinterlegen Sie zum Beispiel genehmigte Fahrzeugkategorien im Bestellprozess oder lassen Sie Fahrerunterweisungen automatisch terminieren.

4. Regelmäßige Aktualisierung
Überprüfen Sie die Car Policy mindestens einmal pro Jahr. Passen Sie sie an, wenn sich Steuerregeln ändern, neue Antriebsarten hinzukommen oder Unternehmensziele zur CO₂-Reduktion angepasst werden.

Abschluss: Car Policy in Ihrem Unternehmen

Eine Car Policy legt verbindlich fest, wer welchen Dienstwagen erhält, wie Kosten geregelt werden und wer bei Verstößen haftet.

Die Richtlinie deckt ab: Ansprüche, Fahrzeugwahl, Nutzung (dienstlich vs. privat), steuerliche Folgen, Fahrerpflichten, UVV-Unterweisung, Datenschutz, E‑Mobilität, Haftungsregelungen sowie die Einbindung des Betriebsrats und regelmäßige Aktualisierung.

Hinterlegen Sie die Car Policy an einem für alle zugänglichen Ort, besprechen Sie die Inhalte mit allen Fahrern und wenden Sie die Regeln konsequent an.