Dienstwagenüberlassungsvertrag nach Muster richtig aufsetzen

Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag ist eine schriftliche Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag. Darin wird festgehalten, dass ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer ein bestimmtes Fahrzeug zur dienstlichen und, falls vereinbart, auch zur privaten Nutzung überlässt. Der Vertrag legt die Rechte und Pflichten beider Parteien fest, zum Beispiel zur Nutzung, Kosten, Rückgabe, Haftung und steuerlicher Behandlung.

Abgrenzung:
Eine Car Policy beschreibt allgemeine Regeln für alle Firmenwagen im Unternehmen.

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag hingegen regelt die individuelle Überlassung eines konkreten Fahrzeugs an einen bestimmten Mitarbeiter.

Muster für den Dienstwagenüberlassungsvertrag

Diese Vorlage können Sie als Ausgangspunkt für Ihren eigenen Dienstwagenüberlassungsvertrag nutzen. Passen Sie die Inhalte an Ihr Unternehmen und die jeweilige Fahrzeug- und Nutzungssituation an.

Was sollte in einem Dienstwagenüberlassungsvertrag geregelt sein?

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag ist eine ergänzende Vereinbarung zum Arbeitsvertrag. Er wird entweder als Anhang zum Arbeitsvertrag oder als separate Zusatzvereinbarung abgeschlossen. So lassen sich die individuellen Rechte und Pflichten klar dokumentieren, ohne den Hauptvertrag unnötig zu verändern.

Ein vollständiger Dienstwagenüberlassungsvertrag beschreibt klar, wer das Fahrzeug erhält, wie es genutzt werden darf und welche Pflichten bestehen. Die folgenden Punkte sollten in einzelnen Klauseln festgehalten werden, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

Parteien, Fahrzeug, Nutzungsumfang

• Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit vollständigen Adressdaten
• Genaue Fahrzeugbeschreibung mit Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Kilometerstand bei Übergabe
• Beginn der Überlassung und vereinbarte Dauer

Dienstliche und private Nutzung

• Klare Aussage, ob Privatnutzung erlaubt ist
• Festlegung, ob Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte eingeschlossen sind
• Vereinbarung zur steuerlichen Behandlung (1%-Regel oder Fahrtenbuch)

Kosten, Zuzahlungen, Selbstbeteiligung

• Regelung, welche Betriebskosten der Arbeitgeber trägt (Tanken, Strom, Versicherung, Wartung)
• Regelung einer möglichen Car Allowance
• Höhe einer möglichen Selbstbeteiligung bei Schäden
• Umgang mit Bußgeldern und Strafzetteln

Tankkarte oder Ladekarte

• Festlegung, ob dienstliche und/oder private Betankung bzw. Ladung abgedeckt ist
• Etwaige Limits oder Nachweispflichten

Pflichten des Fahrers

• Teilnahme an UVV-Unterweisungen
• Regelmäßige Führerscheinkontrollen
• Sorgfaltspflichten bei Pflege und Wartung
• Meldepflicht bei Schäden oder Defekten

Schäden, Unfälle, Werkstattbindung

• Vorgehen bei Unfällen, inklusive Fristen für die Meldung
• Verpflichtung zur Reparatur in bestimmten Werkstätten
• Regelungen zu Ersatzfahrzeugen

Telematik und Datenschutz

• Beschreibung der eingesetzten Systeme, zum Beispiel GPS, Fahrdaten
• Zweck der Datenverarbeitung und Speicherdauer
• Rechte des Fahrers nach DSGVO

Nutzung durch Dritte

• Klare Zustimmungspflicht für andere Fahrer
• Haftung und Versicherungsschutz bei Fremdnutzung

Kilometer- und Nutzungsgrenzen

• Vorgaben zu maximalen Jahreskilometern
• Umgang mit Mehrkilometern oder Minderkilometern

Rückgabe des Fahrzeugs

• Vereinbarter Rückgabezeitpunkt
• Erforderlicher Zustand und Dokumentation im Rückgabeprotokoll
• Regelung zu Minderwert oder fehlendem Zubehör

Widerruf und Entzug

• Gründe für den Entzug, zum Beispiel Funktionswechsel, Fehlverhalten, Wegfall der Tätigkeit
• Fristen und Ablauf bei Rückgabe

Sonderfälle während des Arbeitsverhältnisses

• Umgang mit längerer Krankheit, Elternzeit, Freistellung
• Fortführung oder Entzug des Fahrzeugs in diesen Fällen

Schlussklauseln

• Laufzeit der Vereinbarung
• Schriftformerfordernis für Änderungen
• Rangfolge gegenüber anderen Dokumenten, zum Beispiel Car Policy, Betriebsvereinbarung

Welche rechtlichen Regelungen müssen beim Dienstwagenüberlassungsvertrag beachtet werden?

Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag wirkt nur dann wie vorgesehen, wenn er rechtsgültig formuliert ist und betriebliche Mitbestimmungsrechte berücksichtigt. Unklare oder fehlende Klauseln führen in der Praxis oft zu Streit oder unwirksamen Regelungen.

Mitbestimmung des Betriebsrats beim Dienstwagenüberlassungsvertrag

• Private Nutzung: Erlaubnis, Einschränkungen oder Verbote fallen unter § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG (Fragen der Ordnung im Betrieb).
• Technische Überwachung: Einsatz von GPS- oder Telematiksystemen unterliegt § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.
• Arbeitszeit- und Einsatzregelungen: Bei Vorgaben zu Fahrzeiten oder Einsatzorten kann ebenfalls Mitbestimmung bestehen.

Widerrufsklauseln im Dienstwagenüberlassungsvertrag

Die Widerrufsklauseln müssen klar und bestimmt sein. Zulässig sind nur sachlich gerechtfertigte Gründe, zum Beispiel ein Funktionswechsel, wirtschaftliche Notwendigkeit oder grobes Fehlverhalten.

Pauschale Formulierungen wie „Der Arbeitgeber kann den Wagen jederzeit zurückfordern“ sind jedoch unwirksam.

Widerrufsklauseln im Dienstwagenüberlassungsvertrag

• Grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz: Arbeitnehmer haftet voll für Schäden.
• Mittlere Fahrlässigkeit: Haftungsteilung nach den Grundsätzen der Arbeitnehmerhaftung.
• Alkohol oder Drogen: Regelmäßig volle Haftung und oft auch arbeitsrechtliche Konsequenzen.

Datenschutz (DSGVO) beim Dienstwagenüberlassungsvertrag

• Informationspflicht: Art, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung müssen vorab schriftlich erläutert werden.
• Speicherdauer: Fahrdaten nur so lange wie erforderlich aufbewahren.
• Zugriffsrechte: Nur befugte Personen dürfen die Daten einsehen.

Wie regelt man E-Mobilität im Dienstwagenüberlassungsvertrag?

Bei Elektrofahrzeugen müssen im Dienstwagenüberlassungsvertrag zusätzliche Punkte vereinbart werden. Dazu gehören Regeln zum Laden zu Hause, am Arbeitsplatz und unterwegs, zur Kostenerstattung sowie zur Rückgabe von Zubehör.

Bei Elektrofahrzeugen erweitert sich der Regelungsbedarf im Dienstwagenüberlassungsvertrag. Neben der allgemeinen Nutzung müssen auch das Laden, die Kostenerstattung und der Umgang mit Zubehör beschrieben werden.

Laden zu Hause: Wenn der Arbeitgeber eine Wallbox stellt oder deren Anschaffung bezuschusst, gehört diese Vereinbarung in den Vertrag. Auch die Erstattung privater Stromkosten muss geregelt sein – entweder als monatliche Pauschale oder nach tatsächlichem Verbrauch, der über einen Zwischenzähler oder eine Lade-App erfasst wird.

Laden am Arbeitsplatz: Im Vertrag kann festgehalten werden, ob Ladevorgänge auf dem Firmengelände kostenlos sind oder über eine interne Abrechnung erfolgen. Falls Abrechnungssysteme oder Ladekarten eingesetzt werden, sollte deren Nutzung genau beschrieben werden.

Laden unterwegs: Viele Arbeitgeber stellen Ladekarten für öffentliche Ladepunkte bereit. Hier muss klar geregelt werden, ob diese auch für private Fahrten genutzt werden dürfen und wie die privaten Stromkosten in diesem Fall verrechnet werden.

Zubehör und Rückgabe: Zum Fahrzeug gehören oft Ladekabel, Adapter oder eine mobile Ladeeinheit. Diese Zubehörteile sind im Vertrag aufzuführen und müssen bei Rückgabe vollständig und funktionsfähig vorhanden sein. Für Schäden oder Verlust kann eine Kostentragungspflicht vereinbart werden.

Steuerliche Hinweise: Elektro- und bestimmte Hybridfahrzeuge können in Deutschland steuerlich begünstigt sein, etwa mit der 0,25 %- oder 0,5 %-Regel abhängig vom Bruttolistenpreis und Fahrzeugtyp. Der Vertrag kann festhalten, ob diese Vorteile in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.

Beispiele für die Anwendung des Dienstwagenüberlassungsvertrags

Beispiele für die Anwendung des Dienstwagenüberlassungsvertrags

Ein klar formulierter Dienstwagenüberlassungsvertrag schützt beide Seiten vor Missverständnissen. Er hält fest, wer welches Fahrzeug nutzt, zu welchen Bedingungen und mit welchen Pflichten.

Vereinbaren Sie alle relevanten Punkte schriftlich: von der privaten Nutzung über Kosten und Haftung bis zu Rückgabe- und Widerrufsregeln. So lässt sich im Arbeitsalltag schnell und eindeutig handeln, wenn Vorkommnisse, Fragen oder Sonderfälle auftreten.

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